BTO 2016: il racconto da media partner della Borsa del Turismo Online

Una bella atmosfera: è questo che viene da pensare se si prova a riassumere nel modo più breve possibile l’evento del 30 novembre e del 1 dicembre 2016 a Firenze, la Borsa del Turismo Online, ovvero la BTO. Il merito è della combinazione di diversi fattori, dalla bellezza della Fortezza da Basso all’interno della quale si è svolto l’evento fino ad arrivare all’altissima caratura degli speaker, fattori così forti che hanno messo in secondo piano alcune debolezze, che pure ci sono state.

Gli spazi dell’evento

“BTO 2016 è una conference su due giornate“: questo è quanto si legge sul sito della BTO. A primo impatto, invece, è sembrato di trovarsi in una fiera, all’interno della quale erano stati organizzati ed inseriti workshop e tavole rotonde. Colpa forse degli spazi molto dispersivi, divisi tra due diversi edifici, in modo poco funzionale.

La vastità dell’ambiente, infatti, non ha agevolato una chiara comprensione né della natura dell’evento né delle disposizioni delle varie componenti e neanche lo spostarsi da un posto all’altro della location: Main Hall e stand delle Regioni in un padiglione, Focus Hall, area interviste BTO, lunch zone e altri stand in un altro, diviso in due piani.

Info Point Touch e numerosi ragazzi addetti all’accoglienza e alle informazioni, assieme alla mappa consegnata all’ingresso, hanno certo aiutato a muoversi da un punto all’altro, così come anche le indicazioni che però sono risultate poco visibili (e anche poco efficienti, se si considera che erano tutte in lingua italiana, nonostante la presenza numerosa di ospiti stranieri). Il posizionamento delle Focus Hall che non seguiva alcun criterio ha, però, contribuito ulteriormente alla sensazione di ‘smarrimento’.

L’UOMO AL CENTRO

Nella culla dell’Umanesimo, cioè Firenze, e in un evento dedicato al turismo non ci saremmo aspettati nulla di diverso dall’uomo al centro. Nonostante le difficoltà, in quanto media partner, registrate per i vasti spazi da percorrere, non ci sono certo sfuggiti i particolari pensati per agevolare i partecipanti. Tra questi, ad esempio, l’app dell’evento: utile, funzionale ed intuitiva, così come valido si è rivelato il BOT co-creato da Sergio Cagol. E se da un lato c’è stato il tentativo di agevolare la partecipazione alla due giorni mediante l’utilizzo di strumenti, dall’altro non va trascurato il lato più ‘umano‘, cioè la gentilezza dei membri dello staff, che con il sorriso hanno accompagnato il nostro ingresso nelle sale conferenza, contribuendo a trasmettere la sensazione di calore.

Molta attenzione è stata data, non a caso, alla Lunch Zone. Non essendoci tante occasioni per fare networking – visto il fitto calendario di appuntamenti che non ha consentito coffee break – la pausa pranzo è stata curata con molto impegno: i colori, la cordialità dei camerieri e un buffet pensato anche tenendo conto di eventuali allergie hanno creato un momento di serenità, consentendo di staccare dalla frenesia dell’evento, con la possibilità di confrontarsi e relazionarsi con gli altri, nonché scambiare i contatti.

10mila vite – stando al comunicato stampa ufficiale di chiusura dell’evento – hanno preso parte alla BTO, in un’atmosfera impegnativa ma piacevole ed eccitante e in un continuo pullulare di idee. Riprendendo il testo della canzone di Luciano Ligabue “Made in Italy“, cui rimandava il tema di questa nona edizione, cioè “Why!“, verrebbe da dire «Tutte queste vite qui, qui nel Made in Italy», perché la due giorni non è stato altro che un concentrato di riflessioni sullo stato del mercato turistico nel nostro paese.

BTO: FIERA, STAND, WORKSHOP E TAVOLE ROTONDE

In un evento così ricco non è stato strano imbattersi in speech incentrati eccessivamente su aziende e prodotti; d’altro canto in programma vi erano proprio le “Product Presentation“. Si è trattato, però, soltanto di una parte (per fortuna piccola).

I relatori della BTO sono stati di altissimo livello, impreziosendo l’evento e diventandone il cuore: esperti nazionali e internazionali, che hanno dato il massimo sul palco, non si sono sottratti ai microfoni dei giornalisti presenti, condividendo le proprie conoscenze ed esperienze e trattenendosi con noi, anche a lungo, scambiando informazioni ed opinioni, al di là delle interviste.

Tavole rotonde e workshop – per citarne alcuni, l’analisi precisa, seppur catastrofica, di Staglianò, l’importanza della comunicazione, il ruolo dei video e delle immagini, le riflessioni sulle smart cities, la rivoluzionaria visione di Michil Costa, il #lavorobenfatto di Moretti, le novità sul travel di Big G. illustrate da Galetto, etc. –, quindi, non potevano che essere nel complesso interessanti ed utili; infatti, pur essendo alcuni ‘basilari’ a livello teorico, hanno fornito un quid in più grazie alla presentazione di casi pratici, al racconto di alcune esperienze (le “Short stories“) e fornendo validi strumenti (le “Cassette Advanced” sono state sicuramente il punto forte dei workshop).

La semplicità della comunicazione e un far leva sulle emozioni sono stati la giusta chiave per tenere sempre desta l’attenzione, pur con il trascorrere delle ore.

Non c’è da meravigliarsi, quindi, se nella maggior parte delle sale – specie quelle non dedicate ai prodotti – sia stato difficile anche solo poter entrare!

Programma fittissimo, che è stato modificato sul sito a pochissimi giorni dall’inizio dell’evento, dunque, ma che è stato rispettato pienamente nel corso dello svolgimento. Se da un lato, però, ha dato la possibilità a ogni partecipante di scegliere l’argomento di maggiore interesse legato al mondo del travel, dall’altro ha portato a delle inevitabili rinunce.

In un programma così ricco, che tipo di visibilità hanno avuto gli stand della fiera? Considerata l’affluenza molto numerosa, non saranno mancate interazioni con loro, ma un dubbio resta sulla quantità effettiva, se paragonata soprattutto a quella dei partecipanti. La nostra Redazione, ad esempio, ha avuto brevissimi momenti di contatto con gli stand; tra questi, però, non poteva certo sfuggirci quello di una agenzia che ha applicato il neuromarketing all’hotellerie, svelando una nuova frontiera del turismo online.

Se nel padiglione all’entrata sono stati posizionati stand sia sul primo che sul secondo piano, nel padiglione delle Main Hall (quella italiana e quella internazionale, rispettivamente la Unicredit Hall e la Oracle Hall) sono stati collocati quelli delle regioni. L’aver intervallato gli speech con la proiezione di video relativi proprio alle diverse regioni italiane è stato un appropriato modo per creare un collegamento tra l’interno delle sale e l’esterno.

Ampio spazio, inoltre, è stato dedicato alla prima edizione di http ://www.startupitalianopen.com/”>Startup Italian Open.

Location fisica vs Luoghi digitali

BTO a Fortezza da Basso e BTO sui social: a tratti è sembrato si trattasse di due eventi differenti.

Su Twitter ci sono stati molti interventi (polemici e non) dal “pubblico da casa” che in realtà avrebbero potuto rappresentare ottimi spunti di riflessione da approfondire sul palco. L’aver organizzato un così fitto programma ha ovviamente avuto anche risvolti negativi, tra questi l’impossibilità di momenti di discussione a fine speech aperti sia ai presenti in sala sia a chi seguiva il tutto a distanza. Molto presenti sul social, poi, i “why!tellers“, una sorta di narratori ufficiali e autorizzati dell’evento.

Su Instagram, invece, il racconto è stato costruito principalmente con selfie, food, citazioni, dettagli e foto di Firenze – il tutto attraverso post pubblici con l’ hashtag ufficiale all’evento – che hanno narrato, quindi, anche momenti anche al di fuori della due giorni, in una sorta di “aspettando“.

Su Facebook, invece, sono stati pubblicati video con gli speaker e resoconti dell’evento realizzati da Giancarlo Carniani e Mirko Lalli. I “bed talks“, invece, sono stati caricati su YouTube: le domande fatte nel letto Best Western sono state un po’ deboli, si è trattato quasi di un tentativo di creativo per mettere in luce gli sponsor, compresa Lavazza, dando troppa e più importanza alla “forma” e all’inventiva.

PERCHÉ LA MEDIA partnership ALLA BTO 2016

Una due giorni interamente dedicata al mondo del travel, cui abbiamo deciso di prendere parte, come media partner, per immergerci totalmente in un settore da noi ancora poco esplorato, per far luce su alcuni aspetti meno tecnici, su aspetti cioè più di strategia (digitale e non) e di comunicazione, e anche perché crediamo negli eventi che fanno da tavola rotonda a tematiche così importanti per lo sviluppo del nostro Paese.

Vale la pena, però, soffermarsi anche su qual è la differenza che esiste nel partecipare ad un evento come testata alla ricerca di notizie o come giornale media partner. Per alcuni forse non c’è affatto distinzione, per la nostra linea editoriale, invece, è netta.
Essere media partner è, nella nostra visione, un collocarsi a metà strada fra l’ufficio stampa che veicola informazioni sull’evento e il giornale che va ad acquisire notizie e dati da rielaborare e poi pubblicare.

Si tratta sicuramente di una posizione non semplice, perché potrebbe confondere l’Ufficio Stampa lasciandogli avanzare richieste ai media partner come se si trattasse di persone interne al team – ed è questa la situazione che in parte si è verificata alla BTO 2016, seppur sporadicamente –, e, inoltre, prevede per i media partner una sorta di ‘onnipresenza‘ all’evento, che quindi comporta una partecipazione importante della Redazione in termini di risorse, ma anche di impiego di energie.

Ci si è impegnati, comunque, a mantenere in equilibrio questo bilanciere e non si può non evidenziare la professionalità e la disponibilità (in certi momenti perfino l’empatia) di alcuni membri dell’Ufficio Stampa; i contenuti raccolti poi sono stati decisamente molti e di qualità.

Insomma, la “prova del nove” di questa edizione della BTO pare abbia dato un esito positivo nel complesso, ma considerando i mezzi (materiali ed umani) e la voglia, l’entusiasmo e la passione degli organizzatori e degli ospiti si può puntare a risultati ancora migliori.