Comunicato stampa

COMUNICATO STAMPA: COS’È

Il comunicato stampa, anche noto come press release, è un testo attraverso il quale un’azienda, un’istituzione o un’associazione comunica in maniera ufficiale un determinato avvenimento. Il contenuto del comunicato stampa può essere di varia natura e il target cui è indirizzato è composto principalmente dai giornalisti che lo trasformeranno in notizia da pubblicare sulla stampa tradizionale o sul web.

STRUTTURA DI UN COMUNICATO STAMPA

Gli elementi che compongono il comunicato stampa sono cinque.

Titolo

Il titolo di un comunicato stampa è il primo elemento che attira l’attenzione di chi legge e per questo motivo deve essere chiaro e subito informativo. Per essere efficace il titolo del comunicato stampa deve essere diretto e non perdersi in giri di parole o frasi a effetto che rischierebbero di farlo risultare inadeguato. A precedere il titolo, sotto forma di occhiello, è spesso possibile trovare il numero identificativo del comunicato al fine di dare un ordine cronologico alle pubblicazioni.

Sottotitolo o sommario

Il sottotitolo di un comunicato stampa è una breve descrizione di quanto verrà illustrato nel corpo dello stesso. Vista la sua funzione esplicativa, fornisce qualche informazione in più rispetto al titolo e può quasi considerarsi una sintesi del contenuto.

Corpo

Il corpo del comunicato stampa si apre solitamente con luogo e data in cui il comunicato è stato realizzato. Queste informazioni servono a conferire al contenuto una maggiore autorevolezza e per fornire al destinatario delle coordinate spazio-temporali entro cui muoversi. Il comunicato stampa non è un testo necessariamente creativo ma un testo strategico che risponde alla regola delle 5 w . Nell’attacco, anche noto come lead, è necessario far trovare al destinatario gli elementi utili per valutare se e dove la notizia deve essere pubblicata. Si riportano in questo punto le informazioni base per facilitare l’individuazione del nucleo della notizia e nei capoversi successivi si aggiungono, secondo un criterio di progressivo ampliamento, informazioni sempre più dettagliate. Per facilitare la lettura del comunicato lo si può strutturare in paragrafi, ciascuno contenente un’informazione ben distinta e facilmente individuabile attraverso l’uso del grassetto per le parti da evidenziare e del corsivo per le dichiarazioni virgolettate. Queste ultime non devono essere una trascrizione di un intero discorso, ma cogliere attraverso delle dichiarazioni i punti salienti di ciò che si intendeva comunicare. L’autore di questi virgolettati va menzionato nel testo del comunicato, specificando la sua qualifica all’interno dell’azienda, dell’ente o dell’associazione.

Informazioni di approfondimento

A completare il comunicato si può inserire una piccola scheda biografica che presenti l’azienda, l’ente o l’associazione che ha fornito all’ufficio stampa la notizia e che può tornare utile al destinatario del comunicato per capire qualcosa in più sui servizi, le attività o i prodotti offerti. Insieme al testo è sempre bene inviare delle immagini dotate di una didascalia, delle presentazioni multimediali o eventuali video sull’oggetto del comunicato. Questi materiali possono essere inviati sotto forma di link scaricabili o inseriti all’interno di una cartella compressa, meglio nota come “press kit” o “media kit”. Le aziende più attente hanno all’interno del loro sito una sezione “press room” dove è possibile trovare tutti questi materiali.

Chiusura del comunicato

A chiusura del comunicato si trovano i dati dell’ufficio comunicazione o dell’ufficio stampa cui i giornalisti o i blogger possono rivolgersi per avere ulteriori informazioni o per comunicare l’avvenuta pubblicazione dell’articolo.

Il linguaggio del comunicato stampa

Per essere considerato efficace un comunicato stampa deve essere scritto con un linguaggio comprensibile e scorrevole. Il lessico di settore va utilizzato solo se necessario e è opportuno cercare di mantenere una certa oggettività, al fine di non trasformarlo in un testo pubblicitario. La scelta di un registro stilistico medio e ispirato alla concretezza risulta essere quella più appropriata per la finalità informativa del comunicato.

La diffusione del comunicato stampa

Fra le modalità di diffusione del comunicato stampa c’è sicuramente l’invio a mezzo posta elettronica. A tal proposito si sono sviluppate nel tempo due principali scuole di pensiero che vedono il comunicato stampa da una parte come semplice allegato di una email e dall’altra come vero e proprio corpo di una email. Nel primo caso si favorisce la lettura del comunicato stesso con un documento che non risente delle variazioni di formattazione e che se inviato in formato modificabile permette al giornalista di ricopiarne alcune parti. Nel secondo caso si offre al destinatario la possibilità di leggere immediatamente il contenuto del comunicato, ma la presenza di link rischia di far finire l’email all’interno della cartella dello spam. La soluzione è una via di mezzo fra i due estremi che prevede una email con testo introduttivo e comunicato e in allegato la cartella contenente l’intero press kit. Per semplificare il lavoro del destinatario della email contenente il comunicato è sempre meglio specificare in oggetto che si tratta di un comunicato stampa e l’argomento di cui tratta. I giornalisti e i blogger hanno comunque a disposizione diversi strumenti per reperire i comunicati stampa e uno di questi è rappresentato dalle piattaforme dedicate, all’interno delle quali le aziende, gli enti e le associazioni inseriscono i loro comunicati certi di farli arrivare al corretto target.

«Ogni settore – come ha affermato Jessica Malfatto nel corso di un’intervista rilasciata ai nostri microfoni in occasione di SMAU Milano 2018  – ha i suoi elementi mediaticamente più interessanti e chi distribuisce un comunicato stampa deve collaborare con il giornalista, evitando di fornire dei contenuti autoreferenziali e cercando di chiedere di cosa ha bisogno. Questo serve a instaurare un rapporto molto più stretto e soprattutto un rapporto di rispetto professionale e collaborazione reciproca».