Come ottimizzare l'attività marketing con gli OFORM

I moduli ONLYOFFICE, chiamati anche OFORM, sono funzionalità di ONLYOFFICE Docs, programma che consente di creare moduli ad hoc e modelli compilabili, collaborare su di essi ed esportarli per la compilazione.

Cosa sono gli OFORM più nel dettaglio

Con un’ampia selezione di strumenti a disposizione che include diversi tipi di campo, proprietà e formati, è possibile creare qualsiasi modulo per automatizzare la produzione di ogni documento standard. Con gli OFORM si può creare una libreria di documenti formali personalizzati pronti da compilare e firmare: accordi, licenze, fatture, moduli governativi e molto altro.

I moduli possono essere salvati in formato OFORM per la compilazione nella suite ONLYOFFICE ed esportati come PDF compilabile da utilizzare in qualsiasi software che supporti la compilazione PDF.

È possibile utilizzare i moduli non solo per creare documenti formali, ma anche, come si vedrà di seguito, per automatizzare i processi di marketing e vendita.

Quali elementi di marketing digitale automatizzare

Molti formati di comunicazione di brand possono infatti essere definiti standard se contengono strutture e dati simili, includono l’identità dello stesso brand e sono pensati per rivolgersi allo stesso tipo di pubblico.

È possibile preparare una libreria di elementi di comunicazione per ogni nuovo sforzo di rebranding, stagione o campagna isolata e riutilizzarla con il minimo sforzo. Liberando il proprio team di progettazione di nuovi materiali, si può affidare l’intero processo al team di vendita e marketing che lavora solo con modelli pronti.

Ecco solo alcuni esempi di comunicazione che si possono automatizzare:

• post social;
• documentazione di vendita (offerte, listini, cataloghi, preventivi, ecc.);
• editoria (white paper, brochure, schede tecniche, ecc.);
• inviti;
• newsletter;
• digest;
• riassunti cliente;
• certificati;
• biglietti da visita.

Di seguito è riportato più nel dettaglio come funzionano gli OFORM e come si può progettare un semplice buono regalo.

Come progettare un modello

Dal momento che i buoni regalo possono contenere valori e informazioni diversi pur avendo più o meno la stessa composizione e design, questo modello di modulo può essere standardizzato.

Se si possiede una piccola gelateria in franchising e si vogliono raggiungere nuovi clienti vendendo buoni regalo ai visitatori, è possibile automatizzare la creazione del certificato offrendo modelli già pronti in cui un proprietario deve solo aggiungere i valori e l’indirizzo del negozio.

Creare un layout

Si può iniziare con il file DOCX e poi convertirlo in DOCXF per aggiungere i campi, oppure iniziare subito nel formato DOCXF. Sarà considerata, per l’esempio fornito, quest’ultima opzione.

Una volta creato il documento vuoto, bisogna andare alla scheda “Layout” e modificare le dimensioni e l’orientamento della pagina. Per esempio, si può utilizzare il formato A5 e l’orientamento orizzontale.

Per concentrarsi  rigorosamente sulla creazione del modello, in questo progetto saranno utilizzati i margini predefiniti e omesse  e smarginature e i segni di stampa.

Aggiungere e formattare i contenuti

Una volta impostata una tela bianca delle dimensioni e dell’orientamento giusti, è possibile aggiungere tutti i contenuti necessari.

Per facilitare il lavoro con il testo, in questo caso è consigliabile utilizzare le caselle di testo, perché sono più facili da ridimensionare, posizionare, applicare la disposizione del testo, e così via. La funzione “Casella di testo” si trova nella scheda “Inserisci”.

Si procede aggiungendo il titolo del buono, le informazioni sul suo valore e la sua posizione e una piccola avvertenza per spiegare come funziona.

Aggiungere immagini e forme

A questo punto è possibile aggiungere tutti gli elementi necessari.

Come sfondo, è utilizzabile qualsiasi immagine e la si può posizionare come si desidera. Si possono trascinare le immagini o si può utilizzare lo strumento “Immagine” che si trova nella scheda “Inserisci”.

Se occorre apportare alcune modifiche all’immagine, cambiare i colori o il contrasto, è possibile farlo direttamente negli editor con il plugin “Photo Editor”.

Facendo un esempio pratico, se non si ha un vero gelato a cui scattare una foto, si può utilizzare attingere a siti che rendono disponibili immagini, anche gratuitamente, come un’immagine stock gratuita di Irene Kredenets su Unsplash per lo sfondo.

Per personalizzare le caselle di testo, è possibile utilizzare le proprietà della casella di testo nella barra laterale di destra per gestire il riempimento, regolare o disabilitare le linee, modificare l’opacità e applicare altre impostazioni.

Successivamente bisogna formattare il testo utilizzando la font del proprio brand e ridimensionando in modo appropriato.

In ONLYOFFICE Desktop Editors, si possono usare le font locali installate sul proprio computer, il che consente una maggiore libertà creativa.

Si possono poi aggiungere un paio di autofigure per mettere un accento.

Ora che il design è pronto, è il momento di aggiungere i campi del modulo.

Aggiungere e configurare i campi del modulo

L’editor di moduli ONLYOFFICE Docs ha molte opzioni per controllare i propri modelli. Si possono aggiungere diversi tipi di campo e configurare le loro singole proprietà:

• area di testo;
• casella combinata;
• menu a tendina;
• casella di controllo;
• pulsante radio;
• immagine;
• indirizzo email;
• numero di telefono;
• campo complesso.

Campo di testo
Gli strumenti per la creazione di moduli si trovano nella scheda “Moduli”. Per aggiungere un campo, occorre posizionare il cursore nel punto desiderato e scegliere il tipo di campo nella barra degli strumenti in alto.

Cominciando con il campo di valore, è necessario aggiungere un semplice campo di testo.

È possibile specificare quale tipo di testo può essere aggiunto nel campo. Per consentire agli utenti di aggiungere solo numeri a questo campo, bisogna scegliere “Cifre” nella sezione “Formato” delle impostazioni del campo (barra laterale di destra).

A questo punto bisogna inserire un suggerimento e specificare quali informazioni aggiungere qui. È possibile modificare il testo visualizzato predefinito nella sezione “Segnaposto”.

Riempire i duplicati con la chiave di campo
Nella descrizione del buono, c’è anche un valore di certificato, dove si può aggiungere lo stesso campo.

Se ci sono due campi che dovrebbero avere lo stesso valore, si possono collegare utilizzando l’impostazione “Chiave”. Quando due campi hanno la stessa chiave e se ne compila uno, il resto di questi campi verrà compilato automaticamente.

È possibile rinominare le chiavi per sapere quale chiave è responsabile di quale tipo di campi.

Elenco a discesa

In seguito, si aggiungono i campi dell’indirizzo. È possibile utilizzare un semplice campo di testo o essere più creativi e aggiungere un elenco a discesa con gli indirizzi esistenti per assicurarsi che siano sempre compilati correttamente. Per fare ciò, occorre utilizzare il tipo di campo a discesa.

Per aggiungere le opzioni del menu a discesa, è necessario andare su “Opzioni valore” nelle impostazioni e aggiungere tutte le opzioni all’elenco. Per aggiungere un’opzione, bisogna digitare il testo, quindi fare clic sull’icona “+”. È possibile rimuovere le opzioni dall’elenco utilizzando l’icona “Cestino”.

Aggiungere suggerimenti
Si aggiunge anche un suggerimento per far sapere agli utenti cosa dovrebbero. Si consiglia di usare l’opzione “Suggerimento” nelle impostazioni.

È possibile anche collegare i campi dell’indirizzo usando la chiave. Non bisogna nemmeno creare di nuovo lo stesso menu a discesa, la scelta verrà aggiunta automaticamente al secondo campo.

Campo “Numero di telefono”

A questo punto si aggiunge un numero di telefono nell’angolo utilizzando il tipo di campo “Numero di telefono”. Questo tipo di campo avrà “Formato” impostato su “Maschera arbitraria” per impostazione predefinita. Quindi vanno specificati i tipi di valori accettabili per ogni posizione nel campo.

La maschera predefinita è (999)999-9999, il che significa che si può utilizzare questo formato numerico automatico. Per esempio, quando gli utenti digitano 1111111111, il risultato sarà (111)111-1111.

Ora che il modulo è finito, è tempo di salvarlo.

Come esportare i moduli

Per rendere il modulo pronto per essere compilato, è possibile salvarlo in formato OFORM o esportarlo in PDF, così gli utenti possono compilarlo.

OFORM è il formato di file nativo fornito da ONLYOFFICE utilizzato

esclusivamente per la compilazione dei moduli. Quando si aprono file in questo formato in ONLYOFFICE Docs, gli utenti possono solo compilare i campi nei moduli, ma non possono modificare il resto del contenuto.

Il certificato compilato e salvato avrà l’aspetto mostrato nell’immagine che segue.

Dove trovare i moduli compilabili OFORM

Come mostrato, la creazione di modelli può aiutare ad automatizzare la creazione di contenuti ripetitivi, indipendentemente dal loro scopo. Uno dei modi per utilizzare gli OFORM è facilitare la creazione di materiali di marketing.

In questo articolo, è stato spiegato come usare i moduli su un compito molto semplice mostrando come funzionano solo tre dei tipi di campo disponibili, ma in realtà è possibile creare progetti molto più complessi e ottenere strumenti per un universo di processi creativi.

Per usarli, si ricorda che i moduli compilabili OFORM sono disponibili in ONLYOFFICE Docs, integrabili e utilizzabili nel proprio ambiente cloud e in ONLYOFFICE Desktop Editors, un’app desktop gratuita pronta per l’installazione su qualsiasi sistema operativo.

È possibile anche trovare modelli di moduli OFORM già pronti nella “Libreria dei moduli” e suggerirne uno proprio.