Come scegliere un servizio email aziendale professionale adatto alle proprie esigenze

Ogni giorno milioni di email sono inviate in tutto il mondo e miliardi di dati circolano tra i server dei provider posta elettronica presenti sul globo.

La posta elettronica è oggigiorno un importante canale di comunicazione utilizzato da un grandissimo numero delle persone e si suddivide in due categorie: casella di posta elettronica personale ed email aziendale.

L’email aziendale professionale è utilizzata da istituzioni statali, enti e organizzazioni, aziende e professionisti, per comunicare quotidianamente con cittadini, collaboratori, clienti, partner e lavoratori interni. Ma come adottare un servizio di posta elettronica davvero efficiente per la propria attività?

Come scegliere un provider di email aziendale

Affidarsi a un provider di email aziendale affidabile, sicuro, efficiente e versatile è l’ideale per poter garantire la propria reperibilità via posta elettronica, per essere competitivi e migliorare l’immagine professionale della propria marca.

Le offerte presenti sul mercato sono tante e non è sempre facile fare la scelta giusta, in particolar modo quando le competenze informatiche di chi sceglie il fornitore sono basilari e non si consulta un professionista in grado di offrire le giuste informazioni.

Gli obiettivi principali di un provider di email aziendale professionale è garantire il viaggio dei messaggi in ingresso e in uscita senza interruzioni, collegare più device autorizzati alla consultazione della casella di posta e offrire uno spazio adatto per la conservazione delle email, il tutto rispettando le normative vigenti che regolano la comunicazione per corrispondenza.

A questi principali obiettivi che deve soddisfare un provider di posta elettronica, si affiancano dei servizi essenziali, necessari per un business, tra cui:

• servizio webmail;
• servizio cloud;
• protocolli di protezione;
• generazione password sicura;
• spazio workplace condivisibile;
• accesso e gestione dei diversi protocolli di posta elettronica;
• sincronizzazione delle email su device mobile autorizzati;
• gestione delle liste contatti (whitelist, blacklist, ecc.);
• gestione autonoma e semplificata delle email collegata a reparti e ambiti aziendali;
• firma digitale.

Email aziendale professionale: server in sede o cloud?

Nello scenario dell’informazione e dell’informatica aziendale importanza rilevante hanno i servizi cloud e ciò include anche la scelta dei server posta elettronica aziendale.

Le principali differenze su cui riflettere per trovare la soluzione più adatta alle proprie esigenze sono le seguenti:

• i server in sede richiedono manutenzione hardware e software, tempo e risorse;
• i server in cloud eliminano gran parte dei problemi legati alla gestione e manutenzione hardware/software. Tuttavia alcuni server in cloud sono considerati ancora vulnerabili ad attacchi e le principali differenze rispetto ai server in sede sono prettamente tecniche (protezione dei dati, barriere contro spam e virus, protocolli, aggiornamenti costanti del server, reperibilità e garanzie da parte del fornitore).

Nel caso dei server cloud è importante verificare che il fornitore possa garantire sempre la continuità del servizio e che i server mail siano custoditi in data center sicuri, dislocati in Italia o in paesi in cui vige la normativa europea.