Come sviluppare un ambassador program per promuovere un evento? Consigli utili e vantaggi

Il termine “ambassador” nel marketing viene spesso preceduto dalla parola brand , facendo riferimento a qualcuno che si presenta come portavoce di qualcosa o qualcun altro: il brand ambassador, infatti, è una figura che si occupa della promozione di una marca , che la rappresenta e che condivide con gli altri le caratteristiche e i vantaggi dei suoi prodotti o servizi. Questo concetto si è diffuso anche nel mondo degli eventi, dove vengono sviluppati dei programmi pensati per attrarre candidati e per incrementare la visibilità dell’evento. Creare un ambassador program per promuovere un evento richiede però molto impegno da parte degli organizzatori e ci sono alcuni aspetti chiave da non trascurare sia nella selezione dei candidati, sia in termini di motivazione degli ambassador stessi.

ambassador program per promuovere un evento: COME CREARNE UNO E Come selezionare i candidati

«Il ruolo dell’ambassador nel tempo è cambiato: non si tratta più di una figura ibrida, che esegue mansioni da “venditore”, dunque non è un mero esecutore di attività commerciali. L’ambassador incarna al 100% i valori, lo spirito, le iniziative e il progetto del brand», ha fatto notare Daniele d’Amico, brand ambassador coordinator dell’evento Digital Innovation Days. L’esperto ha aggiunto che «questa persona deve metterci cuore e deve credere in quello che fa senza porsi limiti». È possibile dedurre, dunque, che la condivisione di valori, di interessi e della vision associata all’evento dovrebbe essere alla base della selezione degli ambassador. «Gli ambassador devono trasferire con genuinità i principi cardine al pubblico di riferimento», ha precisato d’Amico. Sicuramente comunicare agli altri qualcosa in cui si crede o in cui ci si identifica non solo rende il compito degli ambassador più semplice, ma con ogni probabilità può anche favorire risultati migliori riguardo al passaparola .

A questo proposito, poche settimane dopo la sesta edizione di eCommerce Hub, Alfonso Annunziata ha riportato l’esperienza acquisita come co-fondatore di quest’evento «molto legato al territorio ma con un appeal nazionale»: «l’implementazione di un programma di ambassador coincide con l’esigenza di creare sinergie con nuove persone che condividono i nostri valori, tra i quali la diffusione di una cultura del digitale e più in particolare del commercio elettronico», temi centrali dell’evento in questione che già nella scorsa edizione ha colto i benefici apportati da un ambassador program dedicato. In realtà è proprio l’idea di avere delle persone che scelgono di abbracciare e di condividere con gli altri la missione dell’evento a rendere questi programmi così interessanti e diversi da altre strategie di divulgazione, «creando un valore aggiunto difficilmente raggiungibile diversamente».

In un’intervista ai nostri microfoni, gli esperti hanno suggerito tuttavia altre caratteristiche o competenze importanti che un ambassador dovrebbe avere. Tra queste è possibile menzionare la capacità di lavorare in squadra, ma anche di fare personal branding e di coinvolgere la propria community. Daniele d’Amico ha perciò posto enfasi sul ruolo di alcune abitudini e competenze tecniche che possono rivelarsi utili ai potenziali ambassador: tra queste, l’importanza di saper usare piattaforme di messaggistica istantanea come Telegram e altri strumenti operativi, funzionali alla comunicazione con lo staff dell’evento (Slack o Trello, per esempio). Inoltre, possono rivelarsi molto utili per la promozione dell’evento l’attività sui propri canali social e una buona capacità di creazione e di gestione dei contenuti sugli stessi, senza trascurare comunque competenze grafiche, di content marketing e il «saper comunicare efficacemente offline» da parte di chi opera in questo ambito, come sostiene l’esperto. Oltre a far riferimento all’uso delle reti sociali e all’importanza di saper lavorare in squadra, Alfonso Annunziata ha ricordato un altro aspetto importante, chiarendo innanzitutto che nella selezione dei candidati ad ambassador di ecommerce Hub sono fondamentali disponibilità, serietà e «conoscenze di base delle tematiche correlate all’evento» (ossia eCommerce, digital marketing e social).

Cosa fa un ambassador prima, dopo e durante l’evento?

Dalle competenze e dalle caratteristiche richieste a un ambassador si intuisce come l’attività di diffusione dell’evento sui social attraverso i propri profili personali sia un compito fondamentale per qualsiasi ambassador, prima, durante e dopo l’evento. Per poter comunicare l’evento, però, bisogna prima prenderne parte; poi, più gli ambassador verranno coinvolti dal team e dagli organizzatori, più avranno da condividere e da raccontare alla propria community. È per questa ragione che, come racconta Alfonso Annunziata, gli ambassador di eCommerce Hub prendono parte alla costruzione dell’evento, partecipando a «riunioni interne e confrontandosi con gli organizzatori, l’ufficio stampa e il team social. In questa occasione, chi partecipa avanza le proprie proposte, che vengono prese in considerazione al fine di rendere ancor più piacevole la giornata». Un’altra azione utile, compresa nell’ambassador program di Digital Innovation Days, per esempio, è incentivare le attività di diffusione online, mettendo a disposizione degli ambassador delle cover e delle grafiche dell’evento, utili alle condivisioni in Rete. Così, oltre alle attività di condivisione e di storytelling in fase pre evento, a seconda delle linee guida fornite dall’organizzazione, gli ambassador possono svolgere svariati compiti. Nel caso dell’evento appena citato, per esempio, possono servire da supporto alla segreteria nell’attività di accoglienza di relatori, ospiti, partner e partecipanti, fare da moderatori o ancora affiancare il team social.

In una fase post evento, invece, l’esperto ha spiegato che gli ambassador aiutano il «team nella parte di comunicazione, producendo contenuti e condividendo notizie da condividere poi anche sui nostri canali». Molto importante è anche l’impegno degli organizzatori, presenti in diverse iniziative online e offline in questa fase, nel motivare e «stimolare gli ambassador soprattutto fra un’edizione e l’altra, quando le attività “operative” tendono a diminuire», ha fatto notare il co-fondatore e CEO di eCommerce Hub.

Quali I vantaggi per chi decide di diventare ambassador di un evento?

A proposito di motivazioni, cosa dovrebbe portare a prendere parte a un ambassador program per promuovere un evento? Come fatto notare, gli organizzatori hanno un ruolo chiave in questo senso e ci sono diverse iniziative, benefici e incentivi che possono aiutarli non solo ad attrarre nuovi candidati ma anche a “fidelizzare” quelli che già collaborano con l’evento.

Tra i vantaggi che spesso vengono offerti agli ambassador ci sono la partecipazione gratuita all’evento ed eventuali sconti da offrire ad amici o contatti professionali che vogliano partecipare; ancora, la possibilità di guadagnare una percentuale su ogni biglietto che riescano a vendere. Come fa notare Daniele d’Amico, riportando l’esempio dell’ambassador program di Digital Innovation Days, diventare ambassador significa anche entrare a far parte di una community all’interno della quale è possibile effettuare differenti attività volte alla diffusione dell’evento e, di conseguenza, acquisire o migliorare le proprie skill in diversi ambiti (come per esempio la creazione di contenuti video e articoli, la realizzazione di interviste, tra le altre cose). Ovviamente, la possibilità di acquisire esperienza può essere una spinta importante per molti candidati che vogliano arricchire il proprio curriculum, come ha fatto notare Alfonso Annunziata, ricordando «la possibilità di inserire l’esperienza come job title sui social» come «brand ambassador presso eCommerce Hub» per esempio). Alcuni organizzatori prevedono per questi collaboratori l’ingresso gratuito a degli incontri o a degli eventi non necessariamente compresi nel ticket di ingresso standard: nel caso di eCommerce Hub, per esempio, gli ambassador possono partecipare gratuitamente alla festa di fine evento. Inoltre, vengono anche regalate le videoregistrazioni di workshop tenuti nelle edizioni precedenti e dei gadget firmati, un’iniziativa semplice ma che favorisce la riconoscibilità dell’ambassador in quanto membro del team. Oltre alla possibilità di appartenere a una community di persone che condividono degli interessi, dei valori o delle competenze simili, diventare ambassador di un evento consente di ampliare la propria rete di contatti, con il beneficio aggiunto di poter vivere l’evento da un punto di vista diverso e sicuramente privilegiato, come ha spiegato Alfonso Annunziata.