I consigli di Webtrends per un uso ottimale di Sharepoint

Aziende di tutto il mondo utilizzano SharePoint come soluzione unica per la comunicazione e la diffusione di informazioni. Ancora molte però, non riescono a ottenere un ritorno adeguato

I consigli di Webtrends per un uso ottimale di Sharepoint

SharePoint può essere una risorsa incredibilmente preziosa per la condivisione di informazioni tra più divisioni, ma molte organizzazioni lo usano in un modo che non permette di ottenere i migliori risultati. Con l’adozione di semplici procedure per identificare i mercati giusti, definire specifici obiettivi e misurare i progressi, le aziende possono rapidamente e facilmente spingere gli utenti ad adottare SharePoint.

Di seguito, i consigli di Webtrends per un utilizzo ottimale dei sistemi SharePoint.

1. Definire gli stakeholder

Per prima cosa, è importante definire chi in azienda ne ricaverà i maggiori benefici e perché. Indirizzare gli utenti giusti, li aiuterà a svolgere meglio il loro lavoro: e questo sarà un ROI immediato. Pensate a quali divisioni avranno più da guadagnare da un tool di collaborazione e archiviazione al quale tutti possono accedere. In generale, le divisioni che possono trarre più vantaggio sono le risorse umane, la comunicazione e l’IT.

I team delle risorse umane devono spesso creare e rendere disponibili programmi per l’inserimento dei dipendenti, aggiornamenti sulle policy, programmi di benefit e altro. Tutto ciò comporta connettersi con il personale in modo coerente e affidabile, definendo compiti e tempi di completamento, favorendo l’autonomia delle persone e garantendo che tutti i dipendenti siano in regola. Un portale interno centralizzato come SharePoint può rendere disponibili queste informazioni e risolvere molti dei problemi che le risorse umane devono affrontare.

La divisione comunicazione può lavorare con i top manager per diffondere periodicamente un messaggio del CEO sulle attività dell’azienda, le policy e altri annunci importanti.  Molte aziende che operano in settori altamente regolamentati – energia, sanità, automotive, ad esempio – dipendono da sistemi di comunicazione interna per essere sicuri che i dipendenti nelle varie sedi siano immediatamente a conoscenza di policy e regolamenti che potrebbero avere un impatto sul loro lavoro. Poiché SharePoint è scalabile per raggiungere tutti gli individui, le aree geografiche e le divisioni dell’organizzazione, il portale può aiutare l’ufficio comunicazione a distribuire messaggi importanti a dipendenti, partner e alla comunità in genere.

I team IT dovrebbero essere i primi a trarre vantaggio dalle soluzioni SharePoint. Già impegnati a usare la tecnologia per realizzare un ambiente di lavoro migliore e più efficiente, lo staff IT potrebbe avvicinarsi a SharePoint grazie alla familiarità con le funzioni del mondo Microsoft e alla possibilità di integrarsi con altre soluzioni di produttività Microsoft. 

2. Definire gli obiettivi

Per valutare la crescita e il ritorno dell’investimento di un’implementazione SharePoint, è necessario conoscere il punto di partenza. Definire gli obiettivi, documentare le tappe intermedie e aggiornare di conseguenza la strategia SharePoint interna sono tutti fattori chiave per comprendere e aumentare il valore di SharePoint all’interno dell’organizzazione.

3. Implementare le strategie e misurare la crescita

Se l’implementazione di una strategia SharePoint può differire da azienda ad azienda, per tutte le organizzazioni c’è un elemento in comune: la necessità di misurare. Ecco alcuni semplici metodi per implementare le strategie e misurare la crescita:

       Premiare i power user. Convincere gli utenti a adottare una nuova tecnologia può richiedere molto tempo ed energia. Accelerate il processo premiando i “pionieri” e gli utenti che si sforzano di integrare il nuovo processo nel loro flusso di lavoro.

       Ideare campagne a breve termine che portino all’adozione sul lungo periodo. Incrementare l’adozione della pagina delle risorse umane integrando popolari componenti web nelle pagine principali è una campagna mirata a portare gli utenti a visitare le pagine delle risorse umane mediante l’uso, ad esempio, di notizie di borsa, informazioni sul meteo e altri tipi di informazioni. La misurazione della campagna può servire a dimostrare come questi elementi siano stati efficaci per attirare gli utenti.

       Capitalizzare su ciò che funziona e rimuovere quello che non funziona.  Può apparire come una banale norma di buon senso, ma sono molti quelli che non la considerano. Una misurazione analitica di base può fornire agli amministratori di SharePoint la capacità di comprendere ciò che funziona o non funziona nell’ambiente SharePoint. Se scoprite che un certo add on viene apprezzato, considerate l’uso di opzioni simili in altri contesti.

       Cercare il coinvolgimento dei principali stakeholder delle diverse divisioni. Un membro entusiasta del team può ispirare gli altri, guidarli e influenzarli.  La misurazione può prendere in considerazione le divisioni, i team o i singoli utenti registrando l’impatto degli influencer sul proprio gruppo.

       Crescere nel tempo. Partire in piccolo e crescere col tempo implementando o potenziando un ambiente SharePoint per un team o un processo particolarmente visibile, pubblicizzando i successi e quindi ampliandolo ad altre aree è un modo per gestire la crescita maniera strategica e misurabile. La misurazione può definire la linea di base, gli obiettivi, le strategie e i fattori di successo.

       Risolvere i problemi delle persone. La migliore strategia in assoluto per l’adozione di SharePoint sarà sempre quella basata sulla soluzione dei problemi reali degli utenti mediante l’uso del software.

Conclusioni

La misurazione e la trasparenza sono importanti. Spesso, grandi aziende sono state messe a terra da piccoli disastri. E’ fondamentale che il sistema messo in opera per assicurare che queste cose non avvengano funzioni come previsto.  E questo può essere dimostrato solo con un’adeguata misurazione.

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