Cos'è l'OKR, ossia il framework per organizzare il lavoro secondo obiettivi e risultati chiave

L’acronimo OKR (objectives and key results) sta per “obiettivi e risultati chiave” e fa riferimento a un noto framework di gestione degli obiettivi che aiuta le aziende a implementare ed eseguire la strategia individuata. I vantaggi di utilizzare tale framework di lavoro consistono in una maggiore attenzione ai risultati che contano, una maggiore trasparenza e un migliore allineamento (strategico). Il framework OKR consente di organizzare i dipendenti e il lavoro che svolgono per raggiungere obiettivi comuni.

Come è composto un framework OKR

Un OKR consiste in un obiettivo, che segna il percorso da intraprendere, e in diversi risultati chiave, che sono i risultati necessari per raggiungere il proprio obiettivo. Le iniziative, invece, sono tutti i progetti e le attività che aiuteranno a raggiungere i risultati chiave. Il framework include diverse regole che aiutano i dipendenti a stabilire le priorità e ad allineare e misurare il risultato del loro lavoro.

L’OKR aiuta le aziende a colmare il divario tra strategia ed esecuzione e a passare da un approccio output al lavoro a uno basato sui risultati (outcome).

Che cos’è un obiettivo?

Un obiettivo è la definizione di ciò che si intende raggiungere in futuro e, infatti, è ciò che imposta la direzione da prendere, proprio come una destinazione su una mappa.

Gli obiettivi non dovrebbero essere eccessivamente tecnici e non dovrebbero contenere metriche, poiché la loro interpretazione potrebbe risultare difficile da parte di membri del team con competenze tecniche ridotte. Questi, infatti, dovrebbero essere resi in modo che tutti i componenti del team capiscano la strada da intraprendere.

Che cos’è un risultato chiave?

Un risultato chiave è un risultato misurabile necessario per raggiungere l’obiettivo. Questo risultato contiene una metrica con un valore iniziale e un valore target .

I risultati chiave misurano i progressi verso l’obiettivo, esattamente come un cartello che mostra quanto si è vicino al proprio obiettivo.

Che cos’è un’iniziativa?

Le iniziative sono tutti i progetti e le attività che aiuteranno a raggiungere un risultato chiave.

Volendo paragonare la propria organizzazione a un’auto, l’obiettivo potrebbe essere la destinazione da raggiungere; i risultati chiave, invece, mostrano se si sta andando nella giusta direzione; le iniziative potrebbero essere ciò che si fa per far muovere l’auto.

I vantaggi dell’OKR e i benefici sulla cultura aziendale

I vantaggi derivanti dall’utilizzo del framework OKR sono molteplici. Questo modello rappresenta primariamente un modo efficace per esprimere gli obiettivi di qualsiasi azienda e può inoltre aiutare a definire mission e vision, favorire il coinvolgimento dei dipendenti e portare in superficie l’OKR definitivo. Questi elementi rappresentano le massime priorità per un’azienda.

In particolare, è possibile distinguere alcuni elementi che esemplificano i vantaggi derivanti dall’adozione di questo modello:

• il focus è il primo vantaggio, perché quando si decide di impostare l’OKR può esserci sicuramente più di un obiettivo e questo framework aiuta a trovare il giusto percorso da intraprendere;
• l’allineamento è un ulteriore vantaggio, perché, una volta stabiliti gli obiettivi principali, quando si passa dalla pianificazione dell’OKR all’esecuzione, sia i manager, sia i collaboratori possono allineare le loro attività quotidiane alla visione dell’intera azienda;
• l’impegno è un ulteriore importante elemento, perché è concordato tra le varie parti coinvolte e tutte le risorse in questa fase saranno adattate per far sì che vengano conseguiti gli obiettivi;
• il monitoraggio, dall’output al risultato, è l’ultimo fondamentale tassello di questo framework, che consente di avere un quadro chiaro di come si sta procedendo.

Come utilizzare il framework OKR

Prima di iniziare a utilizzare questo framework è importante avere una chiara comprensione della sfida che con questo si intende superare e dei vantaggi che ci si aspetta di poter trarre. Per la maggior parte delle organizzazioni l’OKR risolve la sfida di implementare ed eseguire la strategia aziendale, in un modo che sia chiaro a tutti i dipendenti, ma anche trasparente e misurabile.

Affinché abbia successo, l’implementazione e la gestione dell’OKR dovrebbe avere un “owner” all’interno dell’organizzazione. Questa figura è solitamente definita “ambasciatore” (ambassador), il cui ruolo nello specifico è garantire che tutti coloro che utilizzano l’OKR siano adeguatamente formati, coinvolti e ricevano assistenza e guida costanti all’occorrenza.

L’OKR, poi, può essere considerato come una struttura ma anche come un processo di apprendimento che spesso implica un cambiamento fondamentale nel modo in cui le persone pensano e misurano il lavoro che svolgono, allontanandosi da un focus sull’output e verso un focus sui risultati.

Trovare la giusta cadenza OKR

Gli obiettivi e i risultati hanno generalmente due cadenze: annuale e trimestrale. Gli obiettivi aziendali sono in genere stabiliti annualmente, mentre i singoli e i team stabiliscono i loro obiettivi e risultati in maniera trimestrale.

Gli obiettivi aziendali sono puramente direzionali e quindi ha senso stabilirli in un arco di tempo più lungo, mentre gli obiettivi di squadra sono tattici e quindi renderli trimestrali è la soluzione migliore: i corrispondenti cicli di revisione più brevi consentono alle organizzazioni di cambiare direzione se le strategie non stanno guidando i progressi verso gli obiettivi aziendali annuali.

Creare un obiettivo finale

La maggior parte delle organizzazioni ha una mission e una vision , ma spesso queste sono difficili da comprendere e possono essere confuse l’una con l’altra. Si potrebbe così pensare di trasformare la propria mission e la propria vision in un obiettivo finale, la “stella polare” a cui si allineano tutti gli altri obiettivi.

L’obiettivo finale dovrebbe essere concepito, però, in un lasso di tempo ragionevole e per un’azienda ciò può voler dire anche dieci o quindici anni.

Impostazione di un OKR aziendale

Un OKR aziendale stabilisce la direzione per l’intera organizzazione. Poiché un OKR aziendale è direzionale, di solito ha un intervallo di tempo che va da uno a tre anni, poiché per raggiungere gli obiettivi prefissati vi è necessità di lassi temporali abbastanza lunghi.

È importante che tutti gli attori coinvolti nel processo abbiano la possibilità di dare il loro contributo una volta stabilito cosa ottenere nei successivi dodici mesi. È possibile iniziare con un meeting OKR in cui tutte le parti coinvolte nella strategia aziendale prima chiedono e poi raccolgono input dai dipendenti su quali dovrebbero essere le priorità. Gli input possono quindi essere discussi in relazione alla strategia aziendale esistente e suddivisi, per esempio, in tre o cinque OKR. Questo può essere fatto utilizzando bigliettini, documenti di collaborazione, una lavagna, ecc.. L’obiettivo dell’esercizio è raggiungere un accordo su ciò che l’organizzazione dovrebbe raggiungere entro l’inizio dell’anno successivo.

Impostazione del team e degli OKR individuali

Un OKR di squadra e/o uno individuale esprimono quali tattiche i team e le persone utilizzeranno e quali risultati dovranno ottenere per aiutare l’organizzazione a realizzare i propri obiettivi a lungo termine.

Sebbene le attività e le mansioni da svolgere siano molteplici, tutto ciò che riguarda il framework OKR ha la priorità: è necessario quindi che lo si aggiorni regolarmente per comprendere come si sta procedendo e che si discuta di ciò con il proprio team durante riunioni che possono essere settimanali o bisettimanali, non facendo trascorrere così troppo tempo tra una riunione e l’altra. Se ogni team definisce l’OKR come se fosse l’unica cosa su cui lavorare nel corso del periodo di lavoro riuscirà a garantire un programma OKR di successo, aiutando l’organizzazione a realizzare la propria strategia.

Il framework OKR fornisce a ogni squadra e a ciascun individuo la direzione da seguire e consente di inquadrare meglio ciò che va realizzato; questo aiuta anche a inquadrare ciò che invece non rientra tra obiettivi da raggiungere e risultati da ottenere.

Caratteristiche chiave degli obiettivi

Affinché l’OKR abbia un impatto positivo e significativo è necessario che gli obiettivi rispettino alcuni requisiti. Essi, cioè, nello specifico dovranno essere:

• allineati, perché gli obiettivi di gruppo dovrebbero sempre essere allineati agli obiettivi aziendali e supportare l’obiettivo finale dell’organizzazione; inoltre, dovrebbero essere sempre creati una volta concordati gli OKR aziendali;
• di grande impatto, perché gli obiettivi di gruppo dovrebbero sempre essere le cose che, se raggiunte, hanno un grande effetto positivo sull’intera organizzazione. Il raggiungimento degli obiettivi di gruppo, proprio come gli obiettivi aziendali, rappresenta comunque un momento di soddisfazione;
• avere un limite di tempo, perché mantenere gli obiettivi di gruppo entro un lasso di tempo breve e rigoroso incoraggia la concentrazione. Questo non solo aiuta a identificare rapidamente cosa funziona e cosa no, ma consente anche di cambiare rotta in un nuovo ciclo se gli obiettivi di gruppo non stanno contribuendo all’OKR dell’azienda.

Caratteristiche chiave delle iniziative

Anche le iniziative all’interno del framework dovrebbero avere delle caratteristiche ben definite. Queste dovrebbero essere:

• specifiche, perché non possono essere vaghe come gli obiettivi, dato che il loro scopo deve essere chiaramente definito e il “proprietario” dell’iniziativa deve infatti sapere cosa fare. Per fare un esempio, un‘iniziativa dovrebbe basarsi su verbi non ambigui (come: stabilire, scrivere, visitare, ecc.), mentre gli obiettivi possono contenere verbi meno specifici (come: migliorare, aumentare, ecc.);

• sotto controllo, perché sarebbe necessario sempre avere il pieno controllo delle proprie iniziative, dato che il loro completamento dipende dall’azienda e quindi non dovrebbero esserci dipendenze da qualcosa o qualcun altro. Ciò vuol dire che si può essere ritenuti responsabili del mancato completamento delle iniziative: non possono essere altri i responsabili del mancato completamento dell’OKR, perché non possono avere il pieno controllo su questo.

La differenza tra OKR e KPI

OKR e kpi sono diversi tipi di obiettivi. Proseguendo con l’esempio dell’auto (intesa come organizzazione), si potrebbe immaginare che la si stia guidando verso una destinazione (obiettivo finale): i KPI sono ciò che è possibile trovare sul cruscotto dell’auto, come l’indicatore del carburante o della temperatura del motore, e dunque sono quegli elementi che impediscono il surriscaldamento del motore e assicurano di poter continuare a camminare, cosa insomma da monitorare costantemente; gli OKR sono invece la tabella di marcia, che guida verso la propria destinazione, ed è per questo temporanea, perché cambierà di volta in volta, in base alla singola meta verso la destinazione finale.