Smart working sempre più di tendenza, ma attenzione a errori comuni e buone pratiche

Sono più di 480mila i lavoratori che dichiarano di svolgere attivamente la loro professione da remoto in Italia e i trend di crescita sono del 20%, invariati ormai dal 2016. Ci sono però errori comuni nello smart working che è bene evitare. Occorre, però, fare un passo indietro.

quali sono i benefici?

Non si tratta di una moda passeggera, poiché lo smart working è un aspetto del lavoro di oggi formalmente riconosciuto dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

D’altronde, i benefici che esso produce sono difficilmente ignorabili: abbattimento dei costi di gestione degli spazi fisici, risparmio notevole di tempo negli spostamenti, nessuna spesa in benzina, autobus o trasporti pubblici e di conseguenza un forte impatto sociale e ambientale sulle nostre città.

A trainare questa rivoluzione sono per ora le grandi aziende del Nord-ovest del Paese (il 48% del totale dei lavoratori proviene da queste aree), con PMI e PA che al momento rimangono alla finestra. Questo e il preoccupante dato di genere (il 76% del totale degli smart worker è rappresentato da uomini) sono i problemi che per ora minano lo sviluppo dell’ecosistema remote working oriented in Italia.  

Certo, introdurre un progetto di smart working in azienda è tutt’altro che semplice: errori causati da inesperienza, disorganizzazione, digital divide tra le varie professionalità che formano l’impresa sono lì dietro l’angolo. Ecco perché una pratica guida può essere utile non solo per comprendere gli errori che più di frequente le aziende compiono quando adottano progetti di smart working, ma anche e soprattutto per avere consigli su come introdurre al meglio questo cambiamento in una qualsiasi realtà imprenditoriale.

Errori comuni nello smart working

L’esempio più comune dal quale partire può essere quello relativo al CEO di un’azienda che ha sentito parlare di smart working all’ultimo convegno a cui ha partecipato, ne ha valutato positivamente i vantaggi e ha deciso di incaricare il suo responsabile delle Risorse Umane di intraprendere un percorso che porti a implementare questo processo. Ecco il primo e più grave errore: lo smart working non può e non deve essere un obiettivo del solo responsabile HR, ma un progetto di cambiamento organizzativo ambizioso che impatta trasversalmente su più dimensioni (persone, tecnologie e spazi) e gestito, nonché condiviso, da più professionalità. Nessun direttore HR, per quanto capace e di alto profilo, ha la visione totale delle persone che compongono un’azienda.

Al secondo posto nella classifica degli errori più comuni nello smart working si trova sicuramente l’errata comunicazione del progetto al team che lo gestirà, interno ed esterno. Non bastano le sole email di posta per portare avanti un progetto: servono tecnica e tecnologia; è necessario conoscere le diverse possibilità offerte dallo scenario tecnologico per la gestione di team di lavoro e progetti condivisi. Per esempio, per facilitare tale passaggio, e cioè una corretta comunicazione, esistono sistemi come Facebook WorkPlace o Facebook Portal che, nello specifico, nasce come strumento di “avvicinamento” per persone fisicamente distanti. Dunque, rimanere aggiornati sulle evoluzioni tecnologiche risulta di primaria importanza.

Quali domande porsi per avviare un progetto di smart working?

Oltre agli strumenti necessari di cui ci si dovrebbe dotare, ci sono alcune domande da porsi prima di affrontare realmente lo smart working: per esempio, “chi lavora da remoto ha una connessione Internet performante?“, “ha accesso a tutti i file e documenti in formato digitale?“, “può partecipare a una video conference call senza problemi con la qualità dell’audio?“, “i colleghi in azienda sono in grado di avviare una conference call senza l’intervento di un tecnico?“, “in ufficio ci sono aree specifiche per effettuare video call senza disturbare gli altri?“, “l’immagine e i valori aziendali possono essere sempre rispettati in tutti i loro principi anche durante lo smart working?“.

Una buona risposta a tutti questi quesiti potrebbe già dimezzare il rischio di fallire l’implementazione di un progetto di smart working o forse persuadere a non tentare se non si è convinti e preparati.

Il terzo degli errori comuni nello smart working è non procedere per step. È sbagliato, per esempio, decidere di svolgere qualche giorno di prova a casa, a settimana, e valutare “come va”. Dare fin da subito l’opportunità di lavorare al di fuori degli uffici (o addirittura da casa), soprattutto per aziende che prima di tale introduzione si basavano su un paradigma che controllava presenze e gestione del tempo, equivale a consegnarsi al fallimento. Prima di arrivare al lavoro da remoto bisogna accompagnare le persone a costruire relazioni basate sulla fiducia, a lavorare per obiettivi, ad apprendere (dai responsabili fino ai profili junior) come utilizzare al meglio le tecnologie digitali.

C’è, allora, qualche consiglio pratico per poter costruire nel più breve tempo possibile un buon progetto di smart working aziendale?

Consigli da adottare per un progetto di smart working vincente

Come per molte cose, anche i consigli che si forniranno non hanno come obiettivo quello di essere assolutamente completi ed esaustivi, ma sono da valutare in maniera soggettiva a seconda della realtà in cui ci si trova a operare.

Innanzitutto, valori come dinamicità, flessibilità e socialità dovranno divenire i primi mantra aziendali. In queste tre parole in fondo è contenuta la vera essenza dello smart working: scadenze e procedure precise, comunicate perfettamente a tutti i collaboratori e con premi (sì, i tanto amati premi aziendali) per chi le rispetta al meglio. L’osmosi farà il resto, soprattutto se il team sarà ben strutturato e affiatato. È chiaro, però, che alla base di tutto debba esserci l’accettazione delle abitudini di chi lavora per te o con te: c’è chi ama svolgere la sua professione la mattina presto per avere qualche ora di svago in più nel tardo pomeriggio, chi invece preferisce per esempio dormire qualche ora in più o magari andare in palestra nelle prime ore della giornata.

La sincerità e l’organizzazione, poi, sono la chiave del gioco: molto più che nei normali uffici tradizionali, comunicare ai colleghi i propri impegni senza mentire sarà il modo più semplice per ottimizzare i lavori.

Come si ottiene però tutto questo senza conoscersi? I momenti di socialità diventeranno importantissimi. Costruire una relazione di fiducia con i propri colleghi è un principio fondamentale per rispettare dinamicità e flessibilità. In questo contesto entra in gioco la figura del (bravo) responsabile HR: bisognerà, infatti, promuovere momenti di condivisione, sia online che offline. Chat comuni su app di messaggistica, sconti di gruppo per palestra o ristoranti, team building e gadget non scontati: le idee sono tante, l’obiettivo uno solo, cioè creare un gruppo di lavoro felice, concreto e soprattutto motivato.

Un’altra parola chiave dello smart working è ricerca. Non tutte le professioni e non tutte le persone sono ancora pronte per questo cambiamento, quindi bisogna impegnarsi per trovare le professionalità giuste. Probabilmente il settore marketing, quello dei programmatori e del team commerciale sono i più preparati per intraprendere questo passaggio, perché dotati, con ogni probabilità, della strumentazione adeguata, nonché di un’efficace organizzazione. Tali settori possono contare su strumenti, messi a disposizione dalle aziende (per esempio in versione business), che riescono a supportare le loro attività. Un esempio può essere rappresentato dalle tecnologie open drive (Google, Dropbox, ecc.) o da siti di liberi professionisti e gruppi di freelancer sui social. Tra questi Reallyzation.com e Meetup.com.

Il primo è una piattaforma italiana dove le aziende possono sfogliare i candidati ICT inseriti in ricerca attiva di un nuovo lavoro e – similmente a Tinder – trovare un “match” tra candidato e azienda – spesso individuando in anticipo possibilità di remote working; Meetup.com, invece, rappresenta un passo ancora più concettualmente ardito per i recruiter e per le organizzazioni lavorative: permette di trovare e avvicinare persone con passioni simili in una circoscritta area geografica.

Insomma, il futuro del lavoro si fa sempre più smart: non rimane che sperimentare, facendo propri questi consigli.