MarketingEvent marketing: perché sviluppare un’app per il proprio evento

Event marketing: perché sviluppare un’app per il proprio evento

Sviluppare un’app per migliorare l’esperienza, facilitare l’organizzazione e monitorare il successo di un evento: trend dell'event marketing

Event marketing: perché sviluppare un’app per il proprio evento

Se nei grandi eventi di pubblico mettere a disposizione una app che faciliti non solo l’organizzazione ma la fruizione stessa dell’evento è ormai prassi consolidata, gli organizzatori di iniziative più piccole, come feste private, meeting aziendali, inaugurazioni, ecc. sono più restii ad investire budget e risorse per lo sviluppo di un’applicazione mobile dedicata. Gli ultimi trend dell’event marketing, cioè di quell’area del marketing e della comunicazione aziendale che si occupa nello specifico dell’organizzazione o della sponsorizzazione di eventi, mostrano come l’utilizzo di una applicazione sviluppata ad hoc porti vantaggi concreti che riguardano tanto i partecipanti, quanto gli organizzatori che potranno assicurarsi un risparmio su alcune delle voci messe in budget, analizzare le reazioni e il comportamento dei partecipanti in tempo reale, misurare il successo o meno dell’evento, capire cosa ha funzionato bene e cosa no e razionalizzare, in questo modo, l’effort per la gestione dell’evento successivo.

Sono almeno cinque le ragioni per le quali sia partecipanti che organizzatori dovrebbero avere sul proprio smartphone un’app da utilizzare prima, durante e dopo l’evento.

1.Tante app in una sola

Le applicazioni utili per l’organizzazione di un evento sono tante, alcune anche molto note, tra cui Eventbrite per effettuare un’iscrizione o acquistare un biglietto di ingresso e Google Maps per sapere come raggiungere, ad esempio, uno spazio eventi a Milano. Esistono poi numerose applicazioni utili per conoscere ed ordinare il menù online presso il servizio di catering ingaggiato per l’evento, etc. Non sarebbe comodo, invece, scaricare un’applicazione unica, capace di integrare tutte le altre e sincronizzarle in funzione dell’evento?

2.Engagement

Creare engagement, coinvolgere gli invitati significa catturare la loro attenzione già prima dell’evento, condividendo informazioni logistiche rispetto alla location e al programma e stimolando la loro immaginazione con materiali teaser, ad esempio foto, video, anticipazioni. Non solo: creare engagement significa interagire con le persone a evento iniziato, fornire indicazioni e informazioni utili in tempo reale, tenere il partecipante costantemente aggiornato. Per fare un esempio pratico, si pensi alla partecipazione ad un convegno internazionale o ad un grande festival tematico in una città diversa dalla propria, per esempio Milano: un’app aiuterà a raggiungere il tuo spazio eventi a Milano e si rivelerà utilissima per tenere sotto controllo il programma e non perdere nemmeno uno degli speech o degli interventi schedulati. Uno dei principali rischi, nel caso di grandi eventi con un panel di speaker molto vasto e sessioni di interventi che si svolgono in parallelo nelle diverse sale della location, è infatti quello di perdere parti importanti del programma o di mancare lo speaker per il quale si è scelto di registrarsi a quell’evento.

3.Sostenibilità (ambientale ed economica)

Digitalizzare significa ridurre gli sprechi, contenere l’impatto ambientale, ma anche risparmiare. Utilizzare un’applicazione consente di limitare notevolmente la produzione di materiale cartaceo, dagli inviti alle locandine, dal programma alle insegne con le informazioni logistiche; consente, inoltre, di prevedere con molta più precisione l’affluenza e monitorare il comportamento del pubblico, così da evitare sprechi anche sul fronte del catering e dell’allestimento. Un esperimento interessante è quello realizzato dagli organizzatori del Forum dell’Economia Digitale 2017 in collaborazione con Confindustria e Deliveroo, la startup londinese del food delivery, ormai da diversi mesi molto attiva anche in varie città italiane, che attraverso la sua app ha gestito l’ordinazione del pranzo di tutti i presenti.

4.Semplicità

Digitalizzare è anche sinonimo di semplicità, velocità, ottimizzazione. Un’applicazione mobile consente di intervenire e aggiornare in tempo reale i programmi e tutti i materiali, di inviare informazioni in qualsiasi momento, di dialogare sempre con i partecipanti e mantenere un canale di comunicazione sempre attivo.

5.Monitoraggio

Last, but not the least: le metriche. Per gli organizzatori dell’evento un’applicazione mobile unica per la gestione delle partecipazioni, dell’organizzazione complessiva e per la raccolta dei feedback diventa una fonte preziosa di informazioni da analizzare e processare, non solo per rendere sempre più facile e gradevole l’esperienza dei partecipanti, ma anche per far crescere il proprio business. I partecipanti a un evento aziendale o di promozione di un brand sono clienti attuali e i potenziali clienti sono contatti, lead, con i quali l’azienda potrà continuare ad interagire anche dopo l’evento stesso. Attraverso l’app, infine, il partecipante potrà fornire i suoi feedback in tempo reale su tutti gli aspetti dell’evento: dalla comodità e dalla gradevolezza della location al catering, dalla qualità di uno speech all’organizzazione complessiva. Tutto questo materiale prezioso viene archiviato, poiché diventerà un database di valore che potrà essere analizzato per migliorare le performance future.


A firma di: Giulia Matteucci Opinionista esterno
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