Gestione dei pagamenti aziendali: le soluzioni fintech

Tracciare un quadro della gestione dei pagamenti aziendali in Italia significa analizzare i processi attualmente in atto evidenziandone punti di forza e di debolezza, tener conto del punto di vista di imprenditori e dipendenti e infine cercare un confronto con il panorama delle soluzioni fintech in Europa.

A fare il punto sull’attuale stato dell’arte è uno studio realizzato dall’Istituto Piepoli su commissione, il “Soldo PMI Spend Management Report 2018“. La metodologia utilizzata per questo report è la C.A.T.I., acronimo di Computer Aided Telephone Interviewing, tipica delle ricerche quantitative e nota per l’assenza di errori sistematici durante il rilevamento dei dati. Il campione preso in analisi fra il 15 e il 20 novembre 2017 è composto da 400 stakeholder di PMI italiane in un rapporto 1 a 4 fra dipendenti e responsabili finanziari. Le aziende selezionate per l’indagine sono distribuite uniformemente in tutto il territorio nazionale e fanno riferimento a molteplici settori merceologici con una prevalenza in ambito automotive e costruzioni.

Settori merceologici di riferimento – Indagine “Soldo PMI Spend Management Report 2018” condotta da Istituto Piepoli

Dall’analisi è emerso come attraverso l’adozione di soluzioni di automazione dei processi si possono ridurre sprechi di tempo e risorse finanziarie con ripercussioni positive sia per le aziende che per i dipendenti. Attualmente circa il 10% dei responsabili finanziari del campione analizzato impiega fino a 4 ore per il controllo delle spese aziendali e mensilmente un dipendente di PMI in Italia impiega più di 3 ore (192 minuti) per la rendicontazione delle note spesa. Tra i settori in cui la gestione di acquisti aziendali ha un peso maggiore in termini di tempo ci sono il settore costruzioni, in cui si impiegano mediamente quasi tre ore (164 min), commercio (154 min), trasporto e magazzinaggio (143 min) e noleggio, agenzie di viaggio, servizi di supporto alle imprese (159 min).

Svincolarsi dallo svolgimento di queste attività significherebbe aumentare il tempo a disposizione da dedicare ad attività strategiche. Quasi un quinto delle PMI ha segnalato come principale preoccupazione un’assenza di controllo su chi è abilitato a effettuare spese con i soldi dell’azienda, ponendosi come obiettivo per il 2018 l’automazione di questi processi al fine di renderli trasparenti. Trasparenza e fiducia sono due termini chiave per comprendere l’importanza di introdurre all’interno dei processi aziendali soluzioni che ne semplifichino lo svolgimento e che limitino l’errore umano. Tecniche tradizionali, quali l’utilizzo di note di rimborso, hanno permesso negli anni spese non autorizzate o spese eccessive su articoli per i quali non si sarebbero dovuti utilizzare i soldi dell’azienda, attraverso un controllo in tempo reale si ovvierebbe al problema.

Le possibili soluzioni dal mondo fintech

Il report ha evidenziato ampi margini di miglioramento nella gestione dei flussi monetari e una soluzione che mette d’accordo dipendenti e responsabili finanziari è quella che prevede l’utilizzo di carte prepagate controllate. Dall’indagine emerge come il 54% dei responsabili finanziari intervistati consideri questa soluzione il modo giusto per controllare le spese riducendo l’attività di compilazione delle note spesa e per il 22% dei dipendenti si tratterebbe di una dimostrazione di fiducia da parte dell’azienda. I benefici derivanti dall’utilizzo di carte prepagate aziendali, come quelle offerte da Soldo – azienda ideatrice di un sistema conto spesa multi-utente – riguardano entrambe le parti e si consolidano come garanzia di maggiore efficienza e precisione nella gestione della contabilità.

Facilità di ricarica e sicurezza nelle transazioni di denaro

L’utilizzo di una carta prepagata è una soluzione valida e sicura nel caso di rimborsi per chi lavora fuorisede o si sposta di frequente per lavoro: si evita il trasporto di denaro contante e la ricarica della carta è immediata. La maggior parte delle aziende prese in esame non segue una specifica procedura per anticipi di spesa ai dipendenti e un’azienda su quattro ha dichiarato di chiedere ai propri collaboratori l’anticipo delle spese sostenute, soprattutto se lo stipendio percepito dal dipendente supera un certo importo. In caso di viaggio all’estero ci si libera dall’onere di dover cambiare il denaro in altre valute e si ha un controllo specifico di tutte quelle spese che rientrano nelle T&E, ovvero Travel and related business expenses. Dall’indagine è emerso inoltre che circa il 9% dei budget in contanti destinati ai dipendenti in trasferta se non utilizzato non viene recuperato dall’azienda.

Controllo del budget

Una soluzione fintech come quella di una carta prepagata con conteggio centralizzato da app o pannello di controllo consente il controllo e l’analisi delle spese in tempo reale. La scelta di una soluzione con reportistica integrabile ai sistemi di contabilità aziendale permette inoltre una corretta allocazione delle spese aziendali e un notevole risparmio in termini di tempo per i dipartimenti amministrativi. L’81% del campione di piccole e medie imprese si è dichiarato non disposto a considerare non allocato correttamente nei report mensili il denaro speso per esigenze aziendali.

Infine, un aspetto che non emerge dal report ma che rientra nelle politiche di responsabilità sociale verso le quali sempre più aziende si stanno dimostrando sensibili è quello della digitalizzazione dei documenti e della loro trasmissione online: una quantità inferiore di carta utilizzata per la stampa delle varie note spesa equivale a un piccolo tassello per la riduzione dell’impatto ambientale delle attività aziendali.