Mercoledi 17 Luglio 2019
MacroambienteLa gestione del tempo di lavoro fra stress e scadenze

La gestione del tempo di lavoro fra stress e scadenze

L’organizzazione come chiave della gestione del tempo di lavoro e come soluzione allo stress da sovraccarico che riduce il pensiero creativo.


Angela Rita Laganà
A cura di: Angela Rita Laganà Segreteria Redazione
La gestione del tempo di lavoro fra stress e scadenze

Nella gestione del tempo di lavoro risulta vitale collocare in modo efficace le azioni nel tempo e portare a termine gli obiettivi prefissati senza stress da sovraccarico. Affinché questo avvenga è importante iniziare a valutare obiettivamente come è organizzata la nostra giornata lavorativa sfruttando al meglio il tempo a nostra disposizione.

BASTA PROCRASTINARE

Rimandare un lavoro noioso è uno dei nemici dell’efficienza lavorativa, ma rimandare un’attività continuamente non significa non lavorare: rimandare alle volte è semplicemente trascorrere la giornata su compiti sbagliati, non saper distinguere un’attività importante da una meno, sentirsi schiacciati dalla difficoltà di un compito o semplicemente non sentirsi pronti ad affrontarlo, preferendo rifugiarsi in attività più comode. Per superare questo ostacolo bisogna prima di tutto riconoscerlo e sicuramente provare a chiedersi il perché del proprio indugiare.

Se il compito non è di nostro gradimento ma non è possibile delegarlo a nessuno la soluzione può essere l’autoassegnazione di una ricompensa oppure pensare alle conseguenze del non portare a termine il compito. Quando si parla di motivazione, non si può non fare riferimento a B.F. Skinner e alla sua teoria del rinforzo. La teoria di Skinner, invece di focalizzarsi sulle motivazioni intrinseche del comportamento, ricerca le sue cause negli eventi esterni. Di conseguenza le persone sono portate a svolgere azioni che generano gratificazioni materiali e immateriali e tendono ad allontanarsi da tutti quei comportamenti che determinano conseguenze negative.

Se il compito non è apparentemente alla nostra altezza, la soluzione potrebbe essere quella di scomporlo in attività minori più semplici che diano la giusta carica per poter affrontare il resto del lavoro. Ridurre le dimensioni diminuisce l’ansia da prestazione.

PROGETTARE UNA LISTA DELLE COSE DA FARE

Una delle azioni da compiere per rendere efficiente la gestione del tempo di lavoro è preparare una lista delle cose da fare ordinata secondo priorità. Lo scopo è quello di evitare dimenticanze e allo stesso tempo è un modo per dare importanza a ciò che lo è davvero. Depennare è un’attività che gratifica perché aiuta ad avere sempre in vista i progressi fatti, ma esistono diversi modi di rappresentare i tempi di svolgimento delle attività o di avanzamento del lavoro. Uno di questi è il metodo Kanban che prevede l’utilizzo di un foglio di carta suddiviso in tre o più colonne sul quale attaccare dei post-it. La prima colonna conterrà tutti i task da svolgere, la seconda tutti task in corso e la terza i compiti già svolti. Nel caso si decida di dividere il board in più colonne, i tre momenti principali possono contenere delle sottocategorie.

Spostare i post-it è un po’ come depennare le varie attività e vedere man mano i compiti cambiare collocazione tra le varie colonne è un’attività gratificante e motivante, oltre a rendere più efficienti i tempi di gestione del lavoro.

Programmare le azioni e riconoscere le priorità per una migliore gestione dei tempi di lavoro

Nello stilare la lista delle cose da fare è necessario essere sicuri di includere tutto, solo allora è possibile effettuare una selezione e raggruppare le azioni secondo un criterio. Le azioni possono essere suddivise in azioni urgenti e azioni importanti. Costruire un diagramma cartesiano in cui le azioni vengono organizzate nei quadranti in base alla loro importanza e alla loro urgenza può essere un modo per concentrarsi e identificare quali attività svolgere prima e quali è il caso di delegare.

Gestione del tempo di lavoro: LE SCADENZE NON SONO TUTTE UGUALI

Fissare una scadenza significa porsi degli obiettivi; le scadenze ben definite danno l’illusione di avere la situazione sotto controllo e di poterla gestire al meglio. È davvero così (e lo è per tutti)?

Uno studio condotto da Richard Boyatzis e riportato da Andrew Blackman in “The Inner Workings of the Executive Brain” afferma che solo chi ha bisogno di successo reagisce positivamente alla pressione delle scadenze e riesce a trarre la motivazione giusta per rendere il proprio lavoro performante. Una teoria valida se il riferimento è ad attività meccaniche, perché in caso di attività in cui è richiesta creatività e rielaborazione di idee le scadenze incalzanti sembra possano finire per ostacolare il pensiero esplorativo. L’aumento di pressione e di stress causano una riduzione del pensiero creativo e dell’innovazione, spesso generando anche un calo di interesse nei confronti del lavoro che si sta svolgendo. Cosa succede ha provato a spiegarlo l’agenzia ungherese Cafè creative con il cortometraggio “Deadline”: la differenza fra dieci minuti e dieci secondi di creatività vista da un gruppo di ragazzini che deve completare un disegno.

Di contro, lavorare senza scadenze è a dir poco impossibile. Secondo lo studio “The curvilinear relation between experienced creative time pressure and creativity: moderating effects of openness to experience and support for creativity“, condotto  da Markus Baer e Greg Oldham – che vede coinvolti 170 lavoratori e 10 supervisori di un’azienda manifatturiera americana –, è possibile differenziare le scadenze.

Per ottenere performance migliori le scadenze vanno relazionate al compito da eseguire, ma soprattutto devono tenere in considerazione le caratteristiche e le peculiarità del lavoratore.

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