Debriefing: cos'è, come si fa e perché è utile in ambito lavorativo

Una definizione di debriefing in ambito lavorativo

La definizione di debriefing è, secondo il Cambridge Dictionary¹, «a meeting that takes place in order to get information about a particular piece of work that has been finished, for example about what was done successfully and what was not». Si tratta, quindi, di un termine usato in ambito lavorativo per definire la fase di discussione che segue la consegna e/o la conclusione di un lavoro e che ha lo scopo di creare uno scambio proficuo con il team in vista di nuovi lavori.

Il debriefing non è un’attività nata con questa specifica finalità, adattata, tra l’altro, al mondo del marketing e della comunicazione, dove il termine debriefing è sempre più in uso (per esempio, nelle agenzie pubblicitarie o tra gli organizzatori di eventi); è stata piuttosto presa in prestito da altri campi. L’etimologia della parola, infatti, sembrerebbe riferirsi all’atto di interrogare qualcuno o di fare rapporto al termine di una missione, specie in campo militare (“obtain information from someone at the end of a mission ” ²). Inoltre, l’attività di debriefing è specialmente diffusa in ambito psicologico.

A cosa serve il debriefing

La sessione di debriefing (debriefing session) è un momento di riflessione e di analisi che risulta utile per svariate ragioni, per esempio per concentrarsi su quanto si è appreso durante la realizzazione del lavoro, su quali difficoltà sono state incontrate, ma anche per verificare se le indicazioni presenti nel brief sono state rispettate e se, eventualmente, è necessario tornare sul lavoro fatto e migliorarlo.

Durante un incontro di debriefing, dunque, si ripercorrono tutti i momenti del lavoro, una volta che è stato terminato il progetto da realizzare, e si ottengono delle informazioni preziose per i lavori futuri, così da valutare eventuali criticità nell’interazione tra i membri del team e/o con il cliente, efficacia dell’impostazione del brief, punti di forza nelle varie fasi lavorative e così via.

Come si fa debriefing

Per una sessione di debriefing l’ideale è avere uno spazio che permetta al team che ha lavorato al progetto appena concluso di disporsi in modo da potersi guardare in volto, posizionando le sedie in cerchio, per esempio, oppure attorno a uno stesso tavolo. È importante, comunque, che tutti possano stare seduti perché la debriefing session non è una riunione da fare in tutta fretta.

Non serve che i partecipanti alla sessione abbiano un portatile, uno smartphone o altro dispositivo; anzi, sarebbe preferibile che nessuno di questi avesse un dispositivo elettronico, che potrebbe rappresentare un elemento di distrazione. Potrebbe invece rivelarsi utile una lavagna, sulla quale appuntare frasi e parole durante il confronto. A scrivere sulla lavagna però dovrebbe essere una sola persona, nello specifico il mediatore.

Prima di dare inizio a una sessione di debriefing, infatti, va individuata una persona che guiderà la discussione, moderandola e facendo in modo che le persone restino focalizzate sullo scopo dell’incontro, per esempio con un set di domande strutturate e preparate in precedenza da porre quando il dialogo aperto diventa troppo dispersivo.

Sarebbe preferibile che il mediatore fosse una persona esterna al team che ha sviluppato il progetto (team che, si ricorda, costituisce il gruppo di discussione); quando ciò non è possibile, si potrebbe individuare la persona interna più predisposta a svolgere il ruolo, tenendo in considerazione, tra le altre cose, che il mediatore deve essere un buon comunicatore e un buon ascoltatore, deve sapere coinvolgere tutti senza esprimere giudizi.

Infine, da questa attività si può anche elaborare un documento, un debrief, contenente i punti salienti emersi durante il confronto e che può servire anche da promemoria e da guida a miglioramenti da apportare in futuro.