Imparare il time management: uno strumento efficace

Il carico di lavoro di molti professionisti spesso è sproporzionato rispetto al necessario. Imparare a ottimizzare il proprio tempo è una competenza fondamentale che permette di definire le priorità, rispettare le scadenze e programmare le attività evitando sprechi di energia e di tempo per tutta l’organizzazione.

Matrice di Eisenhower o di Covey per il time management del proprio lavoro

Uno degli strumenti più efficaci e concreti per la formazione di manager e imprenditori è la matrice di Eisenhower o di Covey. Molto semplice da utilizzare, è uno schema che aiuta il time management del proprio lavoro a prescindere dalla dimensione dell’impresa.

La matrice permette di suddividere gli impegni lavorativi in quattro gruppi, in base alla combinazione di due caratteristiche: l’importanza e l’urgenza.

Iniziare a compilare la matrice è già un ottimo esercizio, perché costringe a fermarsi, riflettere sulla portata di ciascuna attività e valutarla per inserirla in uno dei quattro quadranti.

Primo quadrante: importante e urgente

Nel primo gruppo di attività importanti e urgenti rientrano tutte quelle che non è possibile rimandare e che devono essere eseguite subito personalmente, perché non delegabili. Spesso si tratta di attività legate a situazioni di crisi o di emergenza.

Secondo quadrante: importante e non urgente

Seguire un corso di formazione, strutturare l’espansione della propria impresa, fare networking sono esempi di compiti importanti e non urgenti. Il tempo dovrebbe essere impiegato, in questo caso, per quelle attività che prevengono crisi e emergenze o, in altre parole, che riducono il numero di voci del primo quadrante.

Il consiglio per l’imprenditore è di riservare anche solo due ore alla settimana ai suoi impegni importanti e non urgenti.

Terzo quadrante: non importante e urgente

L’area delle attività non importanti e urgenti rappresenta quelle mansioni che possono essere delegate ai collaboratori, ma di cui – dato il loro carattere di urgenza – si occupa il manager, anche se non rientrano tra i suoi compiti.

Una tipica situazione di questo tipo avviene quando, di fronte a una richiesta imprevista e urgente di un cliente, i collaboratori non sanno come gestire l’imprevisto e chiedono l’intervento del titolare.

La presenza di voci nel terzo quadrante della matrice può essere la conseguenza di processi di delega non adeguati o insufficienti: delegare in maniera intelligente serve a evitare di arrivare a situazioni di emergenza.

Affidare ai collaboratori alcuni compiti può rivelarsi un obiettivo arduo da raggiungere, soprattutto per le imprese poco strutturate in cui il titolare è abituato a “fare tutto”. Per un imprenditore, invece, delegare significa permettere ai collaboratori di assumere ruoli più qualificanti, aumentare la produttività e contribuire così a far crescere l’azienda.

È importante, dunque, non trascurare il terzo quadrante della matrice, perché il rischio è di trascinare questo tipo di impegni fino al primo quadrante. La gestione efficace del tempo è, in altre parole, strettamente correlata alla capacità di delega.

Quarto quadrante: non importante e non urgente

Nelle attività non importanti e non urgenti rientrano quelle attività inutili alla gestione dell’azienda che devono essere eliminate senza indugio, le cosiddette “perdite di tempo”, ossia distrazioni che non apportano vantaggi allo svolgimento del lavoro.

L’obiettivo dell’imprenditore? Rendersi inutile

L’imprenditore lungimirante comprenderà, in particolare, l’importanza di dedicare tempo alle attività del secondo quadrante, perché è grazie a esse che l’impresa potrà crescere e raggiungere i suoi obiettivi, uno su tutti: rendere la propria azienda forte e competitiva.

Lo scopo dell’imprenditore deve essere quello di rendersi inutile, ossia di costruire una realtà in grado di autogestirsi e di creare un’impresa con un valore vendibile, concentrandosi sulla indipendenza lavorativa dei collaboratori capaci di svolgere i propri compiti indipendentemente dalla sua presenza nell’attività.