Lean presentation design

Se si deve preparare una presentazione, di qualsiasi genere e con qualsiasi scopo (per presentare dati al top management, una lezione universitaria o un progetto per chiedere finanziamenti, solo per fare alcuni esempi), il libro di Maurizio La Cava, “Lean Presentation Design”, sembra essere la lettura più adatta.

Perché il libro di Maurizio La Cava è utile a chi deve fare una presentazione

Provando a individuare tutti gli errori che si possono commettere quando si preparano delle slide, Maurizio La Cava in “Lean Presentation Design” guida il lettore, passo dopo passo, alla realizzazione di presentazioni efficaci sotto ogni punto di vista, elargendo consigli molto pratici e fornendo informazioni complete, con la fonte di dati e affermazioni sempre esplicitata o indicata in nota.

Il testo è ricco di consigli ed esempi, nonché di suggerimenti di interventi tenuti al TedX da poter vedere per meglio comprendere alcuni concetti. Non sono però soltanto le parole a guidare il lettore verso la costruzione di una presentazione efficace dal punto di vista comunicativo: in questa più recente versione del libro, infatti, molto più che in quella del 2016, è possibile notare in maniera pratica come applicare la strategia lean a una presentazione proprio proprio da come sono organizzate le pagine del libro e più nello specifico per come è strutturato e formattato il testo (arricchito da immagini, citazioni, sintesi a chiusura di ogni capitolo su sfondo colorato, ecc.) e anche per la scelta degli attacchi dei diversi capitoli, di racconti ed escamotage volti a mantenere sempre desta l’attenzione del lettore.

Nel dettaglio, il risultato del lavoro fatto da Maurizio La Cava in questa edizione è un libro molto più leggibile e di semplice consultazione, con informazioni che risultano di più immediata comprensione e memorizzazione, di indubbia utilità per chi vuole imparare o migliorare come fare delle presentazioni efficaci.

Come fare una presentazione efficace grazie a “Lean presentation design”

Entrando nel vivo degli argomenti trattati in “Lean presentation design”, l’autore precisa quattro cose all’interno del libro relative a come preparare una presentazione:

• è possibile utilizzare diversi programmi per realizzarla, ma la sua scelta è stata quella di focalizzarsi in particolare su PowerPoint perché è abbastanza semplice da utilizzare e non dà troppi problemi di compatibilità su dispositivi diversi;
• va considerata con attenzione l’audience;
• non si deve perdere di vista l’obiettivo comunicativo della presentazione;
• non sempre viene realizzata per essere ascoltata; talvolta, per esempio, una presentazione viene strutturata per essere inviata e quindi letta senza ascoltare uno speaker (si definisce, in questo caso, presentazione self standing; quella illustrata da uno speaker è invece detta presentazione not self standing).

Il presupposto alla base del libro, comunque, è che la differenza tra la capacità di catturare l’attenzione dell’audience e il non riuscirci deriva spesso proprio dall’abilità nella preparazione delle slide (siano esse destinate a una presentazione self o not self standing), ma anche da quella nel presentarle.

L’equilibrio nelle slide e quello esistente tra queste e la presentazione orale

Già dal primo capitolo si evidenzia che uno degli errori più comuni è quello di concentrarsi sull’abbellimento delle slide più che sul contenuto, tralasciando, tra l’altro, il modo in cui l’utente potrebbe interpretarle: è necessario comunicare un unico messaggio, chiaro, in modo più oggettivo possibile.

Altro errore è quello di inserire una quantità eccessiva di testo, perché la lettura cattura l’attenzione e la distoglie da quello che si sta dicendo; riprendendo un’affermazione dell’autore: «se tu dici più di quello che dicono le tue slide stai andando bene» (p. 29). È importante non riempire le slide di contenuto anche per le presentazioni self standing, per le quali una buona soluzione potrebbe essere sfruttare le note in pagina, in una slide definita “handout” da G. Reynolds, che l’autore ha intervistato, riportando peraltro nel libro stesso i suoi «trucchi».

Più in generale, è importante che ci sia un perfetto equilibrio tra tre elementi:

• public speaking;
• communication flow;
• visual content.

Per esempio, occorre prestare attenzione anche al modo in cui chi presenta passa da una slide all’altra, perché ogni nuova slide sposta l’attenzione dell’uditore allo schermo; si dovrebbe allora non aspettare di scorrere la slide per dirne il contenuto ma anticiparlo (magari aiutandosi con la “modalità relatore” di PowerPoint), così nel momento in cui viene mostrata la slide è possibile ritrovare al suo interno quanto appena ascoltato. 

Solo se i tre elementi riportati coesistono si può avere una presentazione efficace, ma non tutti hanno buone capacità in tutte e tre le cose; l’autore consiglia per questo di ricorrere al Presentation Assessment Canvas perché aiuta a comprendere lo stato di avanzamento della presentazione da fare, così da focalizzarsi maggiormente su azioni di miglioramento riguardanti i punti di debolezza.

Storytelling e persuasione in una presentazione

In ogni caso, la presentazione dovrebbe essere pensata come una conversazione con l’audience e deve avere una scorrevolezza tale da non far perdere il filo del discorso, per cui è importante l’ordine dei concetti. Ecco perché bisognerebbe fare storytelling, il che significa «strutturare la tua comunicazione, e quindi i tuoi contenuti, nel rispetto della struttura narrativa tipica delle storie» (p. 82).

L’autore si sofferma su quelle che sono le parti più importanti di una storia, ossia contesto, problema e soluzione – riportando come esempio la storia di Shrek, purtroppo solo in uno schema quasi illeggibile (p. 84) –, aggiungendo come sezione specifica per le presentazioni la credibilità.

Nella struttura narrativa di una presentazione, inoltre, dovrebbe esserci anche una richiesta formale di azione all’audience, una call to action, perché la presentazione può dirsi efficace se riesce a persuadere qualcuno a fare qualcosa che altrimenti non farebbe. Per persuadere si può ricorrere eventualmente a delle «scorciatoie», quelle che Robert Cialdini definisce principi della persuasione e che Maurizio La Cava riprende aggiungendone altri due (reciprocità, autorità, coerenza, gradimento, riprova sociale, scarsità, urgenza, fiducia).

Catturare e mantenere l’attenzione

Per persuadere, però, bisogna prima di tutto catturare l’attenzione e l’autore, dopo averne analizzate numerose, proposte da diversi esperti, riporta alcune strategie di aggancio quali:

• anticipare, per creare aspettativa e curiosità (per esempio, dire quale problema si potrà risolvere seguendo la presentazione per poi spiegare come farlo);
• fare delle domande, per mettere al centro l’audience e non il presentatore;
• riportare un dato scioccante per l’audience;
• ricorrere a citazioni, che sintetizzano una serie di valori;
• sfruttare dei video, tenendo però presente che catturano molto l’attenzione dell’audience e quindi poi mantenerla, quando dovrà intervenire, potrebbe essere difficile per il relatore.

Cosa considerare quando si passa alla realizzazione delle slide

Dopo aver valutato con attenzione alcuni aspetti (obiettivo comunicativo, audience, ordine dei concetti, ecc.), occorre decidere infine cosa andrà in ogni singola slide.

Il prezioso consiglio dato nelle pagine di “Lean presentation design” è di non realizzare le slide direttamente su PowerPoint, perché si rischierebbe di investire molto tempo in una impostazione che poi non convince se stessi o chi deve approvare le slide. Meglio, perciò, realizzare – riprendendo un concetto ben noto alle startup – un minimum viable product della presentazione, senza andare nel dettaglio, per esempio disegnando prima dei semplici sketch, su carta o su un tablet, cioè delle bozze di cosa andrà in ogni slide. Questa operazione aiuta anche a confermare che è stato dato un flusso logico ai concetti.

Quando finalmente si passa a lavorare su PowerPoint, si dovranno considerare ancora alcuni aspetti che l’autore analizza, ancora una volta, nel dettaglio e che riguardano la scelta di:

• font, spesso stabilite dall’azienda e altre volte invece si possono scegliere (per quest’ultimo caso è opportuno sottolineare che quelle “serif” sono più adatti a testi lunghi, quelle “sans-serif” a testi brevi e quindi anche per le slide);
• immagini, che devono essere molto funzionali rispetto ai concetti espressi e, poiché hanno forte impatto sull’audience, non devono essere sgranate, né troppo piccole;
• colori, che comunicano sensazioni differenti e devono essere selezionati tenendo presenti alcune regole di abbinamento.

La regola principale da ricordare, comunque, è che nelle slide va solo quello che serve ai fini comunicativi, tenendo presente anche quali sono i pattern di lettura (spiegati dall’autore nel penultimo capitolo, “Neuro presentation design”): nulla che sia solo esteticamente bello.

Cos’è in sintesi la lean presentation design

La lean presentation design è – come afferma Maurizio La Cava – la «prima metodologia di approccio strutturato che reinventa il paradigma di realizzazione di una presentazione» (p. 71), dalla fusione di presentation design e communication (tecniche che aiutano a visualizzare le proprie idee) e metodologie lean (per ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo).

Nel libro l’autore propone anche un modello, il Lean Presentation Strategy Canvas – che, come il Presentation Assessmen Canvas, è riportato a chiusura del testo, in un formato da poter utilizzare concretamente per le proprie presentazioni (pp. 257-258)–, in cui ha riassunto tutti i concetti importanti da tenere in considerazione per fare una presentazione efficace.

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“Lean Presentation Design” è, in conclusione, un testo scritto in modo scorrevole e chiaro (tralasciando qualche svista di battitura o nella formulazione di alcune frasi), a tratti anche leggero e come fosse una conversazione diretta con il lettore – al quale si rivolge dando del “tu”, ponendo inoltre domande retoriche o domande per cui dà per scontate le risposte –, volta a instaurare un rapporto che va ben oltre le pagine. Ci sono, infatti, da parte dell’autore inviti – sicuramente utili, ma talvolta presenti in maniera più o meno indiretta praticamente in tutti i capitoli – ad approfondire e a seguire il suo blog o a provare un software da lui sviluppato, così da avere tutte le informazioni necessarie per creare una presentazione efficace.