Impostare un messaggio di out of office efficace: una questione di branding

Un po’ come impostare un calendario editoriale o programmare in anticipo le proprie attività social, pensare a un messaggio di out of office efficace prima di andare in vacanza è essenziale per freelance e professionisti. Non si tratta solo di comunicare a collaboratori, clienti, investitori, ecc. la propria assenza: la giusta risposta automatica, oltre a risultare pratica, può rivelarsi un ottimo modo per fare personal branding e promuovere la propria attività.

A che serve e com’è fatto UN messaggio di out of office efficace

Sbaglia, del resto, chi crede che la posta elettronica sia uno strumento agée e ormai poco utilizzato. Le email vengono quotidianamente sfruttate come forma di comunicazione interna tra dipendenti e collaboratori e non di rado risultano il mezzo privilegiato per comunicare anche all’esterno con clienti o potenziali tali e soggetti terzi; non a caso c’è chi investe ancora parte cospicua del proprio budget in attività di email marketing. Le ferie non possono essere, insomma, una scusa per lasciare scoperto un canale strategico come questo. Tanto più che, come si accennava, un messaggio di out of office (OOO) efficace permette di risolvere, e non semplicemente di rimandare a settembre, una serie di piccole incombenze quotidiane.

Una risposta automatica è, così, innanzitutto informativa. Vale anche in questo caso la regola delle W, che nel caso di un OOO si riducono a tre invece delle cinque classiche del giornalismo. Quando si decide, cioè, di impostare un messaggio automatico di risposta alle email ricevute mentre si è in vacanza si deve fare attenzione a specificare

• quando (when) e per quanto tempo si sarà assenti o si avrà accesso limitato alla posta elettronica;
• a chi (who) ci si potrà rivolgere in caso di bisogno o per avere informazioni e assistenza; vale soprattutto per chi lavora in azienda o in team oppure ha collaboratori con cui, comunque, è necessario accordarsi in anticipo e che devono effettivamente essere in grado di farsi carico del proprio lavoro;
• perché (why) e in quali occasioni ci si renderà reperibili nonostante si sia in ferie; in questo senso andrebbe considerato però che una definizione e dei parametri oggettivi di «urgenza» non esistono e che c’è sempre qualcuno che potrebbe approfittare della propria disponibilità.

Già da questo, comunque, sembra chiaro che le caratteristiche principali di un messaggio di out of office efficace sono semplicità, chiarezza, brevità. Un cliente, o chiunque si rivolga a un professionista tramite email, è infastidito da una non risposta e, in questo senso, non è esagerato considerare gli OOO delle vere e proprie forme di community management. Altrettanto fastidiosa, però, è una risposta automatica eccessivamente lunga, che non dia le giuste informazioni o che risulti inutile e semplicemente allontani il mittente dalla soluzione al suo problema. Se di cura del cliente si tratta, poi, esattamente come qualsiasi altra comunicazione che avvenga tramite posta elettronica, anche un messaggio di out of office dovrebbe essere quanto più possibile personalizzato.

Tanto più se si considera che, oltre che pratico e utile per evitare di ritrovarsi al rientro dalle ferie con un cumulo di email senza risposta, un risponditore automatico può rivelarsi strategico. Impostare un messaggio automatico quando si è lontani dal pc è, infatti, innanzitutto un segnale di professionalità e può rendere credibile il lavoratore. Il messaggio di out of office efficace, insomma, riesce a promuovere se stessi e la propria attività e per questo va curato oltre che nei contenuti, di cui già in parte si è detto, anche nella forma. Che contenga le principali informazioni e i principali riferimenti e sia in linea con la propria identità visiva per esempio — riportando loghi o firme personalizzate, se se ne hanno — è un primo fondamentale passo.

Il valore relazionale di un messaggio di out of office

Almeno quanto lo è tenere conto, quando si imposta la risposta automatica anche utilizzando l’apposita funzione prevista dai principali programmi di posta elettronica, che non si tratta di comunicare delle semplici date di assenza ma di un vero e proprio momento di contatto tra brand e consumatori. Qualche volta questi consumatori sono consumatori abituali che vanno coccolati e fidelizzati, ma può succedere anche che il primo contatto di un consumatore con un brand – dove per brand si può intendere anche quello personale di un libero professionista – avvenga appunto tramite un messaggio preimpostato e, in questo caso più che mai, è importante che la risposta automatica sia efficace nel riuscire a generare un rapporto e non trasformarsi invece in un abbandono.

In altre parole, come ogni altra forma di contatto con il cliente, il messaggio di out of office efficace è quello che crea valore. Ci sono diversi modi per farlo e ogni singolo professionista dovrebbe scegliere ciò che più risulta in linea con la propria attività e, ovviamente, con la propria personalità. Andrebbe considerato, certo, anche il target a cui ci si rivolge: una cosa, infatti, è se la risposta automatica è rivolta principalmente a collaboratori e destinatari interni a un’azienda o una realtà lavorativa e un’altra è invece se a cercare un contatto via email e a leggere quindi un’eventuale risposta automatica è soprattutto un pubblico esterno. Qualsiasi guida alla scrittura dell’OOO giusto, così, non manca di sottolineare come suoi obiettivi desiderabili il miglioramento dell’ engagement e, ancor prima, la consapevolezza del consumatore o potenziale tale e cioè il suo empowerment.

Concretamente ciò si può tradurre nel mettere in coda al semplice testo che specifica quando si sarà assenti una lista di FAQ o delle brevi guide, per esempio, in cui ognuno possa trovare da solo una prima soluzione al suo problema. Sulla strada del coinvolgimento e perché anche un messaggio di risposta automatico si dimostri divertente e coinvolgente, poi, si potrebbero lasciare al mittente piccole chicche e curiosità che riguardino il proprio lavoro, per esempio, o il proprio ambito di riferimento. Una strada già percorsa da molti professionisti è anche quella di fornire piccole risorse – una lista di letture consigliate è l’opzione più quotata anche considerato il fatto che l’estate è tradizionalmente il momento in cui si ha più tempo per leggere – a chi provi a contattarli in loro assenza tramite mail. L’unica regola d’oro è, in tutto questo, costruire messaggi e mantenere un tono di voce che siano quanto più in accordo con la propria figura professionale e personale: significa che la simpatia e i motti di spirito a tutti i costi non pagano solo perché si è in vacanza, esattamente come un’eccessiva formalità non rende automaticamente un messaggio di out of office se si ha in genere un approccio invece molto più informale e giocoso.