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Invio di newsletter? Allora occorre una privacy policy

Il rispetto delle norme sulla privacy viene spesso sottovalutato: chi invia newsletter ai propri iscritti deve rispettare regole precise.

Invio di newsletter? Allora occorre una privacy policy

Se si è soliti inviare newsletter allora è necessario impostare una privacy policy che regolamenti l’invio ed i dati personali degli utenti in proprio possesso. Non si tratta di un eccesso di prudenza, lo dice la legge: proprio in virtù del fatto che si sta amministrando degli indirizzi e-mail e le informazioni correlate (cioè dati personali), è necessario predisporre una privacy policy con cui identificare precisamente trattamento, finalità e responsabilità connesse alla gestione dei dati.

In effetti, è ciò che richiede la legge: in Europa praticamente tutti i paesi dispongono dell’obbligatorietà di una policy a tutela degli utenti. D’altronde, se si fa utilizzo di provider di invio newsletter come MailUp, Mailchimp, Benchmark E-Mail – per citare tre degli strumenti più diffusi – chiunque avrà notato che l’invio delle comunicazioni è impedito finché non viene inserita una privacy policy pubblicata nel proprio sito web. Aggirare il limite inviando comunicazioni dal proprio provider di posta elettronica non è una mossa saggia. Bisogna adeguarsi alla direttiva europea 96/46/CE (che sarà sostituita nel 2018 dal Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio).

Le regole base per inviare una newsletter… a norma di legge

Rispettare la legge costa molto poco, soprattutto quando ci sono soluzioni pratiche, veloci e sicure (sia dal punto di vista tecnico che legale) come quelle offerte, ad esempio, da Iubenda, una società che si occupa di fornire assistenza legale con pochi click e a costi decisamente abbordabili. Gli elementi base da dichiarare nella propria privacy policy, ad ogni modo, sono i seguenti:

  1. chi è il titolare del trattamento dei dati;
  2. quali sono le terze parti – se ce ne sono – che gestiscono i dati personali degli utenti presenti nella mailing list;
  3. a quale scopo sono utilizzati gli indirizzi e-mail degli iscritti;
  4. quali dati degli iscritti sono amministrati;
  5. istruzioni su come gli iscritti possono modificare i propri dati o disiscriversi dalla lista;
  6. come eventuali cambiamenti nella privacy policy sono comunicati agli iscritti.

Ben inteso, ci sono delle premesse da fare quando si parla di gestione dei dati personali degli utenti all’interno di mailing list:

  • gli indirizzi e-mail oggetto di comunicazioni devono essere raccolti con il consenso degli interessati (no scraping da internet: una e-mail pubblicata online non dà il diritto di renderla oggetto di comunicazioni senza previo consenso);
  • come si legge al punto 5, gli utenti devono avere la possibilità di cancellarsi dalla lista o modificare alcuni dati: è possibile fornire loro questa facoltà pubblicando un link all’interno di ogni newsletter che porti l’utente a gestire la propria iscrizione (i provider di invio come Mailchimp lo prevedono automaticamente, anche nei piani gratuiti);
  • in quanto mittente delle comunicazioni, è obbligatorio mostrare la propria identità e inserire un indirizzo fisico reale (la residenza del titolare del Trattamento).

Per l’invio di comunicazioni, dunque, è necessario rivolgersi a professionisti che si occupano di privacy. Tuttavia, a prescindere dalla sicura affidabilità offerta da chi si occupa di certe tematiche, è sempre una buona prassi essere almeno sommariamente a conoscenza delle regole di base sull’amministrazione dei dati personali degli utenti online.

Volendo sintetizzare, a titolo personale è sufficiente, quindi, conoscere i 6 punti di base relativi alla titolarità del trattamento e alle eventuali terze parti che maneggiano i dati, alla tipologia di dati soggetti a trattamento, agli scopi del trattamento e – non meno importanti – alle regole di comunicazione da osservare nei confronti degli iscritti per quel che concerne la modifica dei dati, la disiscrizione e i cambiamenti dei contenuti della privacy policy.

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A firma di: Luca Crivellaro Web & eCommerce Manager, fondatore di Bee-Social.it
© RIPRODUZIONE RISERVATA E' vietata la ripubblicazione integrale dei contenuti
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