Organizzazione di eventi: le regole per non fallire

Quali sono le caratteristiche principali per organizzare eventi di successo? Ne abbiamo parlato con i ragazzi del MARKETERs Club di Venezia.

Organizzazione di eventi: le regole per non fallire

La parola evento può suggerire numerose accezioni, spaziando tra contesti differenti e situazioni di varia natura, accomunate, tuttavia, da due fattori senza i quali un evento, per l’appunto, non potrebbe essere definito tale: la condivisione e il coinvolgimento. Per far sì che entrambe le missioni siano portate a compimento, è necessario rispondere adeguatamente alle esigenze del proprio target, attivarsi in caso di crisi, diffondere e comunicare al meglio il progetto da trasformare in evento.

Un gruppo motivato formato da studenti dell’Università Ca’ Foscari di Venezia, mettendo in gioco risorse, conoscenze e forza di volontà, ha fondato il MARKETERs Club, un’associazione riconosciuta a livello nazionale che si propone di creare ponti sinergici tra studenti e imprese. Trattasi di un’attività per la quale gli eventi intesi come momento di conoscenza e condivisione rappresentano la chiave di volta per concretizzare teorie ed esperienze altrimenti confinate tra banchi e testi accademici.

Il payoff del MARKETERs Club è learn by doing” (“imparare con l’esperienza”), elemento essenziale per portare a termine le piccole grandi missioni dell’associazione.

«Nel MARKETERs Club prevale senza dubbio l’esperienza sul campo, è il fatto di sentir proprio il learning by doing del nostro payoff che ci spinge a voler fare di più, a non accontentarci della normale vita universitaria», afferma Giulia Giglio, vicepresidente e responsabile eventi. «Ovviamente non mancano i momenti di apprendimento e trasferimento del know how, ma anche questi sono in qualche modo “non convenzionali”. Non credo di esagerare quando dico che solo una o due cose mi sono state spiegate a tavolino dalla mia responsabile, tutto il resto si impara sperimentando e, appunto, facendo!», prosegue.

Le regole principali per un evento ben riuscito risiedono soprattutto nella capacità d’organizzazione del team di riferimento, una task force unita ed ospiti in grado di dare il quid che renda memorabile il tutto. L’organizzazione d’eventi, dunque, diventa un settore nel quale approfondire percorsi formativi ed esperienze professionali, visto l’aumento di corsi di studi deputati al caso, anche se prima di imbattersi in un testo dedicato è sempre importante aver maturato un minimo d’esperienza.

«Leggere un libro sugli eventi o frequentare un corso di project management per eventi senza aver neanche mai organizzato la propria festa di compleanno non è molto utile – commenta Francesca Bin, Presidente del Comitato Venezia di MARKETERs Club – questo perché per organizzare un evento non esiste una check list standard, delle linee guida precise. È questione di problem solving e praticità. Quando queste due variabili diventano salde, ecco che si crea lo spazio per la creatività e… puff: succede la magia!».

Oltre a rispettare le regole più importanti, è necessario avere una base di doti personali da sfruttare nell’ambito dell’organizzazione d’eventi e, tra queste, Giulia Giglio sottolinea «molta pazienza, praticità, elevata capacità di problem solving, multi tasking».

Un compito piacevole, anche divertente, ma non sempre facile nel suo svolgersi. Organizzare un evento può essere difficile, soprattutto in alcuni casi. «Una delle cose più difficili è mantenere sempre la mente lucida e riuscire a gestire tutte le persone che lavorano al progetto in maniera adeguata», afferma ancora Giulia Giglio.
«20/30 persone che fino a poche settimane prima si conoscevano appena non sono sempre facili da gestire e far collaborare a così stretto contatto e quando si riesce in questo è già una bella conquista», aggiunge.

Marketers club eventi

Ogni evento richiede metodologie e approcci differenti, a seconda dei temi e dei target prescelti, per questo si rivela utile disporre task diverse, idee originali e costante capacità di reinventarsi rendendosi più accattivanti verso il pubblico, in un’ottica proiettata alle esigenze del cliente. Come evidenziato da Annamaria Migliozzi, responsabile H.R.: «Il segreto è avere tante idee e per avere idee serve tanta immaginazione. Fortunatamente per ogni evento la Task è composta da persone diverse per dare la possibilità a più soci possibili di partecipare all’organizzazione di un evento e soprattutto per avere sempre idee nuove e fresche». 

Ovviamente non esiste condivisione o evento senza strategie di comunicazione appropriate al tipo di contesto prescelto: per un target costituito da giovani, ad esempio, è importante muoversi sui canali social, altrimenti è preferibile far riferimento alle mailing list e canali più formali, soprattutto quando l’evento va comunicato alle aziende.

«Il tone of voice per la campagna di comunicazione di un evento è sempre un argomento critico», nota Piergiorgio D’Onofrio, responsabile della comunicazione. «Dobbiamo riuscire a non snaturare il nostro tono scanzonato e professionale ma al tempo stesso cercare uno stile che sia consono agli ospiti ma che possa avere appeal anche per chi non ci conosce e si avvicina alla nostra realtà per la prima volta tramite un nostro evento», prosegue.

Tanti i progetti in cantiere per il MARKETERs Club, ma il sogno nel cassetto resta quello di organizzare un Festival del Marketing con risonanza nazionale. Nel frattempo, però, il club rappresenta un’ottima risposta a chi dubita delle energie profuse dai giovani nell’avviare attività imprenditoriali ed eventi dalle prospettive ampie.


A firma di: Laura Olivazzi Contributor
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