Piattaforme di eProcurement: i vantaggi per le aziende del B2B e del B2C

Il termine “eProcurement” potrebbe essere tradotto in italiano con l’espressione “approvvigionamento elettronico” e fa riferimento al processo di ricerca e acquisizione di beni e servizi tramite il web. La possibilità di effettuare acquisti e gestire gli ordini sfruttando un unico mezzo digitale, ossia un’apposita piattaforma, favorisce il processo di digitalizzazione completa del business e permette alle imprese di concentrarsi sul proprio core business mentre le attività secondarie vengono delegate a terzi.

Pensando in particolare ad attività come l’acquisto e la gestione di prodotti brandizzati (come articoli di cancelleria, materiali POP, abbigliamento da lavoro, ecc.) le piattaforme di eProcurement di Sercom sono pensate per rispondere ai bisogni di aziende del B2B e del B2C, semplificando la selezione, l’approvvigionamento e la distribuzione di materiali promozionali e di altri prodotti utili ai vari store, sedi, filiali o uffici. Quali altri tipi di vantaggi questi strumenti possono avere per le imprese?

Perché fare uso di una piattaforma di eProcurement

I software menzionati facilitano l’approvvigionamento di merci di ogni genere, poiché permettono di velocizzare alcune operazioni (per esempio la scelta dei prodotti, l’acquisto, la distribuzione, ecc.) e le varie transazioni, riducendo gli aspetti burocratici e i relativi costi.

A questo proposito, infatti, le piattaforme di eProcurement sono di solito ideate in modo tale da permettere alle aziende di ridurre le spese legate per esempio ai materiali di cancelleria, alla carta e i costi di magazzino. Proprio perché favoriscono la digitalizzazione dei processi aziendali, questi software permettono di ridurre l’utilizzo di documenti cartacei e favoriscono una maggiore tracciabilità delle informazioni e dei movimenti relativi agli ordini di materiali, permettendo di gestire al meglio le spese effettuate in ciascun ufficio o filiale. In quest’ottica, le piattaforme di eProcurement contribuiscono anche alla sostenibilità ambientale ed economica delle imprese.

Questi software promuovono la reperibilità di ogni documento creato, facilitano la trasmissione dei dati e permettono di ridurre i tempi di gestione della documentazione. L’automazione dei vari processi, inoltre, consente di ridurre i possibili errori legati alla trascrizione manuale dei dati, così come i tempi necessari per stampare e scansionare i documenti.

Come vengono usate le piattaforme di eProcurement? Due case study proposti da Sercom

Per poter rispondere alle esigenze di differenti tipologie di aziende Sercom ha sviluppato una piattaforma di eProcurement completamente personalizzabile, che può essere adattata alle necessità specifiche dei clienti.

La web platform proposta da quest’azienda può essere usata come un eCommerce personalizzato in cui trovare il catalogo di prodotti brandizzati (come materiale di cancelleria per gli uffici o merchandise). Questa permette, inoltre, di creare delle aree riservate per ogni filiale, gestire in modo autonomo la movimentazione delle merci, lo stoccaggio in magazzino e anche le consegne.

Può essere poi sfruttata anche dalle aziende che hanno bisogno di gestire al meglio gli acquisti di abbigliamento da lavoro e di dispositivi di protezione individuale (DPI) per i vari dipartimenti di ogni sede.

La web platform marketing realizzata per Moellhausen

Per comprendere meglio le possibili applicazioni di una simile piattaforma è possibile citare l’esempio di Moellhausen, azienda che si è affidata ai servizi di Sercom per ottimizzare la gestione del materiale promozionale e del materiale di co-branding per la propria rete di distribuzione.

Si tratta di un’azienda italiana specializzata nella creazione di fragranze e nella fornitura di materie prime per fragranze e aromi: in base alle sue necessità e alle caratteristiche è stata sviluppata una web platform marketing totalmente customizzabile per consentire l’automatizzazione degli ordini di materiali POP e di materiali promozionali personalizzati.

Questi prodotti possono essere ordinati da responsabili commerciali e da rivenditori in base al fatturato raggiunto dai relativi punti vendita. Un simile sistema consente di ottimizzare gli investimenti dell’azienda in materiali promozionali, di monitorare e gestire al meglio gli ordini di prodotti brandizzati realizzati dai diversi store.

La web platform DPI creata da Sercom per ICRI s.r.l

Un altro esempio pratico relativo all’uso di piattaforme di eProcurement proposto da Sercom riguarda la web platform DPI ideata per ICRI, un’azienda specializzata nel settore degli impianti di climatizzazione e trattamento aria, idrico-sanitari, speciali, elettrici e antincendio. In questo caso, lo scopo dell’azienda riguardava l’automatizzazione degli ordini e della distribuzione dell’abbigliamento da lavoro e DPI. Inoltre, ICRI voleva anche semplificare il lavoro dell’ufficio acquisti e delle risorse umane, riducendo drasticamente i documenti cartacei legati ad aspetti burocratici.

In questo caso, la scelta di sfruttare una piattaforma di eProcurement aveva come obiettivo quello di favorire la reperibilità dei documenti (riducendo di conseguenza anche i tempi di gestione legati agli acquisti). Dall’altra parte, però, ICRI voleva sensibilizzare i propri dipendenti riguardo ai consumi relativi agli ordini di nuovi DPI e di abbigliamento da lavoro.

In linea con gli obiettivi dell’azienda, sulla piattaforma di Sercom è stato possibile attribuire chiavi per il login a ogni dipendente, permettendo a ciascuno di avere funzionalità e permessi diversi e di accedere ai cataloghi dei prodotti in base ai propri ruolo, ufficio e/o azienda: questa caratteristica ha permesso di velocizzare la ricerca dei prodotti utili a ciascun lavoratore all’interno della propria area utente.

Un altro aspetto importante riguarda la connessione tra il software di gestione delle risorse umane e la web platform di Sercom: questa soluzione consente l’aggiornamento continuo e automatico dei dati dei singoli utenti, permettendo di automatizzare il flusso complessivo di informazioni relative ai vari lavoratori.

Infine, la piattaforma di eProcurement in questione permette di limitare il numero di acquisti per utente e di programmare le spedizioni con una cadenza settimanale: una soluzione utile per sensibilizzare gli utenti in ottica sostenibilità, promuovendo un uso più consapevole delle risorse.

Oltre allo sviluppo di neurogadget e di strategie phygital create su misura per ogni brand, Sercom propone, dunque, anche piattaforme di eProcurement come quelle menzionate, al fine di affiancare i propri clienti nel processo di ottimizzazione delle proprie strategie di marketing promozionale con un approccio a 360º gradi.