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Cos'è e come funziona il quadro decisionale DACI (decision-making framework)

quadro decisionale DACI

La matrice DACI (nota anche come diagramma DACI o framework DACI) può aiutare i team a completare progetti complessi in modo più efficiente e rapido, con un processo chiaro per le decisioni di gruppo.

Il quadro decisionale DACI, definito anche framework DACI, diagramma DACI o matrice DACI, può aiutare i team a completare progetti complessi in modo più efficiente e rapido, portando un processo chiaro e risolutivo per le decisioni di gruppo.

Data la continua richiesta da parte dei product manager di prendere decisioni strategiche su molti fronti, il modello DACI può essere uno strumento ideale per snellire e migliorare i processi dei product manager.

Che cos’è il quadro decisionale DACI?

Il quadro decisionale DACI è un modello progettato per migliorare l’efficacia e la velocità di un team sui progetti, assegnando ai membri del team ruoli e responsabilità specifici quando si tratta di prendere decisioni importanti di gruppo. Tali ruoli e responsabilità formano l’acronimo DACI e in sintesi sono:

  • driver, ossia la persona che guida letteralmente le decisioni;
  • approver, ossia la persona che prende la decisione;
  • contributors, ossia le persone o i team il cui lavoro o il cui know how aiutano nel progetto;
  • informed, ossia le persone il cui lavoro potrebbe essere influenzato da queste decisioni e che quindi devono essere tenute al corrente e informate dei fatti.

Quali sono i ruoli e le responsabilità nel framework DACI?

Più nello specifico, ciascuna figura considerata nel framework DACI deve assolvere degli specifici compiti.

Driver

Nel modello decisionale di un gruppo DACI, il driver è il capo progetto. Questa persona non ha l’autorità di approvazione (che appartiene all’approver), ma funge più da project manager.

Un driver, per esempio, pianificherà ed eseguirà riunioni di progetto, raccoglierà e distribuirà idee, assegnerà attività e terrà traccia dei progressi del team.

Approver

L’approver è la persona nel modello DACI che ha l’ultima parola su un dato aspetto del progetto.

Un progetto potrebbe avere più di un approver, per esempio i due co-founder dell’azienda, ma poiché il modello DACI è progettato per un rapido processo decisionale meno approver ci sono, migliore sarà il funzionamento del framework.

 Contributor

I contributor sono le persone in azienda che, grazie alla loro esperienza ed expertise, godono di una buona reputazione e quindi vengono chiamate in causa per ricevere opinioni o pareri sull’andamento di un determinato progetto.

Il driver ha la responsabilità di selezionare i collaboratori e di determinare come inserirli nel processo decisionale di gruppo, decidendo per esempio se invitarli a riunioni di progetto per condividere i propri pensieri con il team o ascoltare i loro pareri “dietro le quinte”.

Informed

Gli informed sono persone all’interno dell’azienda che non sono direttamente coinvolte nel progetto e che non hanno autorità sulle decisioni del team, ma che desiderano o devono essere aggiornate sui progressi del progetto perché questi potrebbero influire sul loro lavoro.

Per un team di gestione del prodotto che lavora su un prodotto, per esempio, il gruppo informato potrebbe includere persone nelle vendite e nel marketing, nell’assistenza clienti o altri team non coinvolti nello sviluppo del prodotto ma la cui pianificazione e allocazione delle risorse potrebbero dipendere dalla conoscenza dello stato di sviluppo del prodotto.

Come viene utilizzato il quadro decisionale DACI per prendere decisioni di gruppo?

Il flusso di lavoro del framework DACI prevede tre passaggi: suddividere il progetto in attività e assegnare a ciascuna un driver; assegnare sia gli approver che i contributor a ciascuna attività; definire il flusso di lavoro effettivo.

Nel primo passaggio, dopo aver stabilito i ruoli DACI nel team del progetto, si dovrà individuare innanzitutto un driver come guida per il progetto generale. Per questo si dovrebbe suddividere il progetto in un piano a livello di attività. Non c’è bisogno di creare scadenze o assegnare risorse specifiche in questa fase; l’obiettivo è solo convincere il team a concordare l’insieme di elementi effettivi di azione a cui dare la priorità, in modo da poter iniziare a portare avanti il progetto. Inoltre, in questa fase, bisognerebbe assegnare singoli driver a ciascuna delle singole attività. In questo modo, è meno probabile che si perda il focus generale.

Nel secondo passaggio, il team dovrebbe trovare un accordo sull’approver (idealmente uno per attività) e sui contributor assegnati a ciascuna attività. Il driver può, ovviamente, aggiungere o rimuovere contributor in qualsiasi momento, man mano che il team fa progressi o le esigenze del progetto cambiano. Sarebbe opportuno, però, iniziare ogni attività sapendo che il team ha almeno alcune fonti esperte da consultare quando necessario.

Nel terzo passaggio il driver principale del progetto inizia a sviluppare il piano d’azione, rispondendo a domande come:

  • serve creare una riunione per la fase di startup del progetto? Chi dovrebbe partecipare? Con quale frequenza si dovranno tenere riunioni di gruppo una volta che il progetto è in corso?
  • Come si lavorerà con i contributor?
  • Come si terrà traccia delle attività: con un’applicazione di gestione dei progetti come Trello, per esempio, oppure su un foglio di calcolo?
  • Come si aggiorneranno gli informed man mano che le cose cambiano con il progetto?
  • Quale processo si dovrà utilizzare per il processo decisionale?
  • Si dovrà organizzare un breve incontro tra l’approver e i collaboratori per ogni decisione?
  • Il driver dovrebbe semplicemente trasmettere il consiglio del team all’approver e attendere una decisione?

Breve storia del modello DACI

Il framework DACI è nato come una variante della matrice di assegnazione delle responsabilità RACI.

Come DACI, RACI prende il nome dalle descrizioni di ciascuno dei quattro tipi di ruoli assegnati in un progetto: responsible (le persone che svolgono il lavoro), accountable (la persona che guida verso il successo o eventualmente al fallimento dell’esito del progetto), consulted (gli esperti che mettono a disposizione le loro conoscenze per guidare il progetto) e informed (le persone che hanno bisogno di essere aggiornati sul progetto).

Nel loro libro “Product management for dummies” (John Wiley & Sons Inc, 2017) gli esperti di gestione Brian Lawley e Pamela Schure affermano che il sistema RACI può funzionare bene per molti tipi di progetti aziendali, ma DACI rappresenta il superamento di alcuni limiti, poiché enfatizza la chiarezza delle decisioni e quindi rappresenta spesso una struttura migliore per i product manager.

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