Lunedi 25 Giugno 2018
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Tool per CRM Teamleader: moduli per la gestione delle attività aziendali

Le attività della propria azienda, i contatti e i progetti gestibili attraverso il tool per CRM Teamleader.


Angela Rita Laganà

A cura di: Angela Rita Laganà Autore Inside Marketing

Tool per CRM Teamleader: moduli per la gestione delle attività aziendali

Il tool per CRM Teamleader non è semplicemente un software per il customer relationship management. La sua natura modulare permette infatti di integrarlo con funzionalità per la gestione di progetti, fatturazione e assistenza clienti a mezzo ticket. Chi non ha mai utilizzato uno strumento del genere al primo accesso si troverà davanti un’interfaccia semplice sia nel caso del modulo base, sia nel caso di funzionalità aggiunte. La dashboard è suddivisa in tre blocchi principali contenenti task, incontri e chiamate, mentre la barra di navigazione sulla sinistra contiene tutte le funzionalità per cui l’account è abilitato. In alto a destra l’utente può accedere alle impostazioni dell’account, alle funzionalità di ricerca, al marketplace e all’assistenza tecnica. L’accesso alla piattaforma cloud avviene dal sito con le proprie credenziali, funziona con qualsiasi browser ma è consigliato l’utilizzo di Chrome per la compatibilità degli strumenti sul marketplace dedicato. Cosa significa? Il marketplace di Teamleader è l’insieme delle app che si possono integrare e alcune di queste richiedono l’utilizzo di Chrome perché sono delle sue estensioni. Nessun problema però per chi utilizza altri browser perché ogni categoria di strumento cerca di accontentare tutti gli utenti con molteplici soluzioni e alternative. Attualmente in fase di beta testing, TeamLeader è anche un’app che verrà rilasciata definitivamente a maggio 2018 e permetterà ai suoi utenti di lavorare anche in mobilità.

Tool per CRM Teamleader: modulo base e funzionalità aggiuntive

Il modulo base del tool per CRM TeamLeader offre la possibilità di gestire contatti e opportunità commerciali, di utilizzare un’agenda condivisibile con gli altri utenti (due utenti sono inclusi nel pacchetto base, gli altri si possono acquistare in qualsiasi momento) e avere una panoramica del tempo investito nei singoli progetti. La gestione dei contatti prevede la loro suddivisione in “contatti” e “società” e la possibilità di importare/esportare l’archivio in qualsiasi momento. La scheda informativa di ogni singolo contatto contiene le informazioni di base con eventuali tag di categorizzazione, una scheda di considerazioni, i progetti attivi e delle note (email, conversazione, incontro, progetto) di cui tener conto nei singoli step della gestione trattative. Le note permettono la menzione di altri utenti e si possono filtrare per tipologia. Sempre nel pacchetto base, attraverso la funzione “segnatempo“, è possibile avere una panoramica del tempo investito in ciascuna attività e questa informazione diventa utile sia per un’eventuale fatturazione al cliente sia per un bilancio aziendale del tempo trascorso per singola attività.

Fra le funzionalità aggiuntive sono molto interessanti la possibilità di creare, inviare e tracciare preventivi e la possibilità di offrire al cliente la visione dell’avanzamento delle attività. Il layout di un preventivo è personalizzabile utilizzando file Word che contengono shortcode. Gli shortcode sono delle stringhe di testo che vengono sostituite con i dati presenti all’interno di un database e sono molto utili nel caso di invio multiplo di documenti. Collegando il proprio account di posta elettronica è possibile procedere all’invio del preventivo di cui vengono tracciati visualizzazione e accettazione. Questo invio è però da considerarsi un’accettazione informale perché per avere un valore legale è necessario un timbro e una firma e il sistema non prevede il tracciamento automatico di queste operazioni. Chi necessita di un preventivo firmato e timbrato deve provvedere all’inserimento manuale di questa operazione all’interno della dashboard delle attività.

Il cliente di un’azienda che utilizza il tool per CRM Teamleader ha la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento della propria pratica: attraverso un accesso dedicato può seguire da vicino le attività e avere una panoramica dei costi, delle azioni e dei tempi impiegati.

Login tool per CRM teamleader

Schermata di login del Tool per CRM Teamleader.

Gestire un progetto in Teamleader

Lavorare adun progetto in Teamleader significa tenere traccia di tutti i passaggi che lo caratterizzano e avere un quadro definito di tempi e budget impiegati. Un progetto si può creare da zero, da modello esistente o essere la conseguenza di un’opportunità accettata. La sua creazione da zero è semplice, prevede la definizione di una milestone iniziale con nome e scadenza e la tariffazione del progetto. Quest’ultima può essere definita in base a chi svolge il task (prezzo per utente), all’attività svolta (prezzo per tipo di task) e alla tariffa oraria con prezzo fisso definito in questa prima fase. La schermata di progetto contiene le informazioni inserite in fase di creazione dello stesso, una tabella di marcia organizzata in base alle milestone, un riepilogo delle milestone del progetto modificabili e delle quali è possibile stabilire una consequenzialità. Ultima scheda della finestra progetto è quella relativa ai colleghi coinvolti ed è qui che si possono visionare le gerarchie per responsabilità. Il responsabile delle decisioni è l’utente che ha creato il progetto e che coordina le attività dei partecipanti; i partecipanti sono gli utenti coinvolti nel progetto perché gli è stata assegnata la responsabilità di una milestone e l’accesso esterno è la possibilità, offerta al cliente, di visionare lo stato di avanzamento. Partecipanti e accesso esterno sono due tipologie di utenti con diverse limitazioni nell’utilizzo delle funzioni.

La versione DEMO e l’assistenza clienti

Introdurre per la prima volta un tool per CRM all’interno della propria realtà aziendale significa rivoluzionare l’approccio alle attività che fino a quel momento si erano svolte diversamente. Per capire se il tool per CRM TeamLeader fa al caso della propria azienda viene offerta la possibilità di una versione demo interamente personalizzabile ed esplorabile con la quale avviare un primo approccio e scoprirne le funzionalità. Terminato il periodo di prova, in caso di esito positivo è possibile salvare le attività svolte e avviare un’implementazione guidata della durata di tre mesi. Ogni account prevede un piano di assistenza ticket, via email e telefonica in orario d’ufficio oltre alla sezione Faq con video tutorial. Molto interessanti e ben curate le sezioni del sito dedicate al blog e agli eBook in cui vi sono aggiornamenti frequenti sul mondo del management e approfondimenti dedicati al mondo dell’imprenditoria.

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