Smart working: cosa significa, a cosa serve, come funziona e quali sono i vantaggi per aziende e PA

smart working cos’è ?

Lo smart working – chiamato anche nell’ordinamento italiano “lavoro agile” – è una modalità di lavoro subordinato che si potrebbe definire flessibile e che si basa su autonomia e responsabilizzazione del lavoratore, che lavora per obiettivi a seguito di un accordo con il datore di lavoro. È importante sottolineare, ulteriormente, che si tratta di una modalità di lavoro subordinato perché l’attività del freelance, abituato a lavorare con orari flessibili e in mobilità, non può essere considerata come smart working.

Il lavoro agile può essere svolto sia all’interno dell’azienda sia in mobilità, da remoto (utilizzando quindi dei device tecnologici), senza restrizioni precise riguardanti il luogo ma non limitandosi all’home working, ovvero al lavorare da casa.

Nel suo poter essere svolto anche al di fuori dell’azienda e in mobilità, lo smart working è dunque espressione di una società tecnologica, dove il lavoro si avvale in modo significativo di strumenti digitali, device portatili e piattaforme collaborative, permettendo ai lavoratori di essere operativi anche al di fuori delle mura dell’ufficio.

Questa modalità lavorativa prevede ovviamente un accordo tra le parti, per lo più relativo agli obiettivi da raggiungere e non vincolato a veri e propri orari da rispettare; va precisato, però, che devono sempre essere rispettati i limiti giornalieri/settimanali stabiliti dai contratti collettivi.
Per tutelare nel migliore dei modi le due parti, in Italia è stata anche redatta durante il governo Renzi una regolamentazione per i lavoratori autonomi, ovvero il Jobs Act, che prevede anche punti specifici relativi al lavoro agile o smart working.

Alcune definizioni di lavoro agile

In ambito italiano, è da citare la definizione del termine data dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali: «lo smart working (o lavoro agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».

A seconda di chi ne dà una definizione si punta su alcuni aspetti – quelli più burocratici, ad esempio, o quelli che riguardano più l’organizzazione manageriale o, ancora, quelli che evidenziano maggiormente i vantaggi del lavoratore – più di altri e per tale ragione si riporta qui anche quella data dall’Osservatorio del Politecnico di Milano su significato di smart working: «una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati».

Una importante definizione di smart working, infine, è riportata in un report di CIPD del 2014 dal titolo “HR: getting smart about agile working” (pp. 3-4): «an approach to organising work that aims to drive greater efficiency and effectiveness in achieving job outcomes through a combination of flexibility, autonomy and collaboration, in parallel with optimising tools and working environments for employees».

Quali sono i vantaggi dello smart working?

Si comprende, con quanto spiegato fin qui, che il lavoro agile permette di usufruire di alcuni vantaggi, come una migliore gestione del proprio tempo rispetto a quanto si potrebbe fare avendo orari di lavoro rigidi, riuscendo così a conciliare lavoro e vita privata (con quello che viene definito anche come “worklife balance“) in modo più sereno e meno stressante. Sembrerebbe, infatti, che i vantaggi derivanti dallo smart working siano quasi tutti collegati alla riduzione dello stress da lavoro. Adottando questa modalità lavorativa flessibile si riduce la cattiva gestione del proprio tempo – anche perché non si ha il vincolo di doversi spostare per raggiungere il proprio ufficio –, nonché delle emozioni legate a spiacevoli percezioni (ad esempio di ingiustizie e di confronto non alla pari tra colleghi) che potrebbero nascere sul luogo di lavoro, con un conseguente aumento della produttività lavorativa.

Inoltre, per la possibilità data dallo smart working di non doversi recare a lavoro, spesso viene considerato quale vantaggio di questo approccio anche una maggiore sostenibilità ambientale, in termini di riduzione del traffico ad esempio.

continuare a lavorare in periodi di crisi grazie allo smart working

Tra i vantaggi, infine, va citata anche la possibilità di un lavoro da remoto anche quando eventi particolari non permettono di recarsi in ufficio o di tenere aperti i luoghi di lavoro in sicurezza. È ovvio che non può considerarsi lavoro agile quello che ha la durata di un paio di giorni o che si esaurisce al termine di una situazione complicata.
Solo per fare un esempio di questo estremo caso, a seguito della diffusione del coronavirus in Italia in tanti hanno iniziato ad adottare un approccio smart working, anche se, come si precisava, andrebbero considerati i casi in cui i dipendenti hanno lavorato da casa o in mobilità solo per pochi giorni per tornare poi a una modalità lavorativa in ufficio e i casi in cui invece sono stati studiati i vantaggi di questo approccio così da valutarne l’adozione anche in seguito.
Come affermato da Laura Masiero (country manager di Hitachi Cooling & Heating per l’Italia) in un comunicato stampa relativo proprio alla scelta di estendere la possibilità di operare in smart working a tutti i dipendenti dell’azienda in questa situazione, «è più importante il “se ci sei” rispetto al “dove sei”»; andrebbe però analizzato per questa come per altre aziende se l’affidarsi a questo approccio è limitato unicamente a un breve periodo temporale.

SMART WORKING IN ITALIA: ALCUNI DATI DEL 2019

In Italia sembrano essere sempre di più i manager e i lavoratori che comprendendo le tante opportunità – sia in termini di rendimento lavorativo che di soddisfazione dei lavoratori – offerte dallo smart working e i numeri di una ricerca svolta nel 2019 dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano lo confermano. Basti considerare che, rispetto al 2018, gli smart worker nel 2019 risultano in crescita del 20% per un totale di 570.000 (il rilevamento è stato effettuato su «un campione di 1000 lavoratori rappresentativo della popolazione di impiegati, quadri e dirigenti che lavorano in organizzazioni con almeno 10 addetti», come si legge nel report diffuso dall’Osservatorio).

Nella ricerca vengono riportati anche dati relativi alle pubbliche amministrazioni italiane: nel corso di un anno sono raddoppiati i progetti strutturati di lavoro agile, passando nel 2019 dall’8% al 16%. Seppur questo dato sembri incoraggiante, però, si registra ancora un ritardo in questo settore rispetto a quello privato, perché 4 pubbliche amministrazioni su 10 non hanno progetti riguardanti l’introduzione di smart working.

Non solo per le aziende: lo smart working per le pa

Infatti, ancor più che nel settore privato, in quello pubblico si registra in Italia ancora molta incertezza o disinteresse per lo smart working, ma si cerca di tracciare un percorso di lavoro agile per la pubblica amministrazione, con una specifica normativa per lo smart working, già da qualche anno (si veda, ad esempio, il sito sul lavoro agile per il futuro delle PA).

Si è parlato, comunque, di smart working per le PA soprattutto di recente, a causa della diffusione del COVID-19 che ha costretto a ripensare le modalità lavorative per rispettare anche le misure dettate dal governo per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica (DECRETO-LEGGE 23 febbraio 2020, n. 6), con una circolare della ministra della PA Fabiana Dadone che specifica, ad esempio, che – considerando l’inadeguata dotazione dei singoli uffici di dispositivi mobile – è possibile far utilizzare ai dipendenti i propri dispositivi tecnologici. D’altronde, nello smart working non è necessario che il datore di lavoro metta a disposizione del lavoratore questo tipo di strumentazioni, potendo far ricorso alla logica del BYOD (bring your own device) che prevede per il dipendente la possibilità di utilizzare i propri dispositivi personali per lavorare in mobilità, potendo accedere da qualunque posto e in qualunque momento alle informazioni necessarie per lo svolgimento dell’attività.

Va considerato sempre però che lo smart working si rivela una soluzione lavorativa efficiente solo a condizione che il cambiamento di organizzazione richiesto sia supportato da un cambiamento culturale, mentale e tecnologico.

Ci sono degli svantaggi nel lavoro agile?

Essere uno smart worker sembrerebbe non poter offrire che vantaggi al lavoratore, ma non è però sempre così. La buona riuscita del lavoro agile si realizza infatti solo con un assetto organizzativo aziendale appropriato, poiché sono diverse le domande da porsi prima di approcciarsi a questa modalità lavorativa e sono numerosi gli errori che si possono commettere.

Lo smart worker deve trovarsi in specifiche condizioni, ambientali e tecnologiche ma non solo, per poter svolgere con i migliori risultati il proprio lavoro.
Essenziale è, ad esempio, una efficace comunicazione interna , che permetta a chi lavori in remoto o in orari di ufficio flessibili di avere già chiare le proprie mansioni e il proprio ruolo, non avvertendo una sensazione di ambiguità e di confusione (intervenendo, quindi, su quello che viene definito come “conflitto dei ruoli”), e che permetta a datore di lavoro e dipendenti ma anche ai colleghi tra di loro di mettersi agevolmente in contatto e di potersi confrontare a distanza o accordarsi senza troppi ostacoli anche per incontri faccia a faccia.

Fiducia e responsabilizzazione sono dunque elementi chiave per lo smart working, perché senza di esse non è applicabile un “results based management”, ovvero l’introduzione di approcci organizzativi e manageriali definiti in merito a precisi obiettivi da raggiungere. Va da sé che per taluni una responsabilizzazione di questo tipo, che presuppone il saper organizzare i propri spazi e tempi di lavoro in autonomia, può non risultare semplice o addirittura stressante. Si pensi ad esempio a chi (specie quando si lavora in casa) non sa ritagliarsi spazi adatti, dove non ci siano troppe distrazioni, a chi non sa organizzarsi autonomamente in base alle scadenze e alle priorità (con delle to-do-list semmai) o, ancora, a chi non riesce non sa darsi dei tempi di inizio e fine lavoro al di fuori di un ufficio e finisce col soffrire di quella che è definita come sindrome del burnout .

lo smart working va bene per tutti?

Se infatti per alcuni il lavoro agile offre – come si sottolineava prima – vantaggi proprio nel non doversi recare in ufficio in orari stabiliti o comunque in un ambiente condiviso percepito come poco (o per nulla) confortevole, per altri invece presenta degli svantaggi perché non si ha una necessaria capacità (auto)organizzativa o perché non si riescono ad avere un confronto e una contaminazione di idee continuativi, che meglio si sviluppano nell’incontro di persona con i propri colleghi e nella condivisione di spazi comuni (specie quando l’atmosfera sul luogo di lavoro è positiva).

Difficile quindi dire se lo smart working aiuti davvero a migliorare situazioni di stress lavorativo. Come affermato da Tia Castagno (head of innovation and content di Vizeum Global) in un’intervista ai nostri microfoni realizzata durante il Festival of Media Global 2018:

«non esiste una risposta universale. A me per esempio piace lavorare dove mi sento bene, quando voglio e come voglio e sono molto più produttiva in questo modo, mi vengono delle idee migliori così. […] Questo, però, è il mio caso e un’altra persona può preferire una giornata molto più strutturata durante la quale la mattina va in ufficio, si siede e si allontana dalla famiglia e da qualsiasi tipo di distrazione e lavora molto meglio in quel modo. […] credo che sia irrilevante il posto in cui le persone lavorano e dobbiamo considerare semplicemente ciò che funziona meglio per ogni persona».

Lo smart working, difatti, non è una modalità di lavoro adatta a tutti (come non è adatta a tutte le aziende, perché – è ovvio – alcune, per il tipo di produzione effettuato negli stabilimenti, richiedono una presenza fisica del personale).
Le aziende che chiedono ai propri dipendenti di lavorare solo in ufficio dovrebbero quindi prestare attenzione al livello di stress lavorativo del proprio personale e valutare se adottare anche un approccio più flessibile, dando la possibilità di scegliere degli “alternative workplace” o degli orari di lavoro flessibili; allo stesso modo, le aziende troppo smart working oriented dovrebbero monitorare con costanza la capacità produttiva dei propri lavoratori e comprendere se per alcuni di loro il lavoro in mobilità causi eccessive distrazioni o ulteriori e differenti tipologie di stress.

Smart worker o worksumer: chi sono e QUALI LE caratteristiche

In linea di massima, però, si può dire che lo smart working rispecchi le esigenze di buona parte dei lavoratori attuali, lavoratori alla ricerca di spazi di lavoro dinamici, flessibili e che facilitino le relazioni: smart worker, insomma.

L’Osservatorio di COPERNICO Where Things Happen – che presta già da qualche anno attenzione allo smart working in Italia – ha definito questa nuova generazione di lavoratori anche con una terminologia diversa da smart worker e li ha chiamati “worksumer“, con una parola macedonia che identifica un lavoratore (“worker“) che ha diverse esigenze di consumo (“consumer“) in relazione al suo stesso lavoro.

Se sempre più lavoratori si avvicinano all’immagine dello smart worker o del worksumer – termini che consideriamo grossomodo sinonimi, considerando che alla base ci sono sempre la necessità di autonomia e flessibilità lavorativa, la necessità di responsabilizzazione, il lavorare per obiettivi, il ricordo a dispositivi mobile e così via – è perché nel contesto socio-economico attuale sono in atto cambiamenti tali da far emergere nuovi modelli lavorativi, che generano quindi nuovi bisogni e desideri.

In una intervista ai nostri microfoni del 2016 Pietro Martani (CEO di Windows on Europe e ideatore di COPERNICO) sottolineava che, a fronte di questo nuovo scenario lavorativo,

«le infrastrutture dovranno modificarsi per assecondare i nuovi bisogni dei lavoratori, ma soprattutto per valorizzarli. Come? Permettendo l’interazione fra le persone, abbattendo le barriere con l’ambiente esterno e possibilmente creando anche alcuni spazi verdi, dove possa avvenire un contatto con la natura. Anche le piccole aziende trarranno beneficio da questa modalità di lavoro perché la concezione, disposizione e organizzazione di questi nuovi spazi di smart working genera una spontanea fluidità e contaminazione, che ogni giorno produce visibilità e occasioni di business matching oltre che una generica prolificazione di creatività.»

Spazi di lavoro dinamici e mobilità: le differenze tra smart working e telelavoro

Come più volte detto – e come si evince anche dalle parole di Pietro Martani – altro elemento essenziale da considerare nello smart working è lo spazio di lavoro.
Questo deve essere inteso in un duplice modo: come postazione di lavoro confortevole per lo smart worker, stimolante e comoda, e come possibilità di lavorare potenzialmente ovunque, a condizione di avere con sé il proprio dispositivo mobile e una buona connessione.

Questo è proprio quello che, tra l’altro, marca una forte differenza tra smart working e telelavoro: il primo prevede che il lavoratore possa svolgere le proprie attività in qualsiasi luogo si trovi, mentre il secondo è legato a una sede precisa. Quest’ultima può essere sia la propria casa che un luogo diverso precisamente definito, conosciuto al datore di lavoro, che può e deve eseguire delle ispezioni per accertarsi che il lavoro sia svolto nel rispetto degli accordi (ad esempio relativamente agli orari lavorativi previsti da contratto e nella sede in esso indicata) e delle norme vigenti (ad esempio quelle relative alle norme igieniche del luogo designato al lavoro).

Dunque, seppure alcuni considerano il lavoro agile come evoluzione del telelavoro, non si può ritenere esatta questa affermazione, anche alla luce di quanto precisato poc’anzi. A differenziare le due modalità lavorative è, infatti, non soltanto la minore o maggiore flessibilità riguardante luogo e orari lavorativi, quanto anche l’approccio, che nel telelavoro non prevede un operare per obiettivi e progetti.
Lo smart working, dunque, non è una evoluzione del telelavoro, ma una filosofia manageriale che ha più caratteristiche in comune con il flexible working e l’agile working.