Portare i dispositivi personali a scuola e a lavoro: i trend del BYOD

L’acronimo viene dall’inglese Bring Your Own Device, ma alla pratica ci si riferisce indistintamente anche come bring your own technology. E gli insight più interessanti derivano dal fatto che, stando a delle statistiche sul BYOD, almeno il 67% di lavoratori e dipendenti porterebbe i device personali a lavoro e che i trend del byod dal mondo aziendale hanno lentamente conquistato anche altre realtà come quella dell’istruzione.

Non solo risparmio: come leggere i trend del BYOD

Per capire i reali vantaggi dell’usare dispositivi proprietari e personali sul posto di lavoro o a scuola basti pensare che nei primi anni Duemila, quando si cominciò a paventare un approccio BYOD, c’era chi come Intel si era accorto che non solo lavoratori e dipendenti utilizzavano con sempre maggiore frequenza PC e laptop personali per svolgere le loro mansioni giornaliere, ma che questa pratica era diffusa soprattutto in paesi emergenti, come il Brasile o l’India, dove la penetrazione di tecnologie avanzate era ancora piuttosto limitata a livello aziendale. Una delle ragioni per cui si preferisce portare i propri device a lavoro, insomma, rimane ancora il ritardo nell’adozione di soluzioni hi-tech da parte di organizzazioni come aziende o pubbliche amministrazioni. Come dimostrano i dati sul mercato ICT, infatti, la spesa per l’hardware assorbe ancora una fetta importante del budget aziendale e, nonostante questo, è difficile per un’azienda mostrarsi all’avanguardia o dotarsi di tecnologie dell’ultimo momento. Non è difficile capire, così, perché incentivare dipendenti e collaboratori a utilizzare i propri dispositivi può risultare vantaggioso, nonché una forma di risparmio, dal momento che si tagliano spese di aggiornamento, manutenzione, assistenza dei dispositivi.

Ci sono ragioni decisamente più pratiche e che hanno a che vedere con l’organizzazione quotidiana del lavoro e la soddisfazione dei dipendenti, però, dietro a trend del BYOD decisamente positivi. Usare i propri dispositivi per lavorare, innanzitutto, renderebbe più produttivi.

Secondo delle stime, si risparmierebbero circa 80 minuti ogni settimana quando si può usare uno smartphone, un tablet o un notebook di proprietà ed è tempo sottratto soprattutto a login e identificazioni ripetuti, ma c’entra persino la maggiore familiarità con sistemi operativi e applicazioni che si usano quotidianamente e il non essere costretti a un continuo switch tra sistemi: l’esempio più classico è, in questo senso, quello di un utente iOS/Apple che si veda costretto da politiche aziendali ad approcciarsi a sistemi Android, Microsoft, ecc. che non conosce e non padroneggia abbastanza bene.

Anche un’idea di lavoro sempre più fluida e la necessità di bilanciare sempre meglio carriera e vita privata giustificano il successo del bring your own device: secondo dei dati, anche mentre è a lavoro una buona fetta di dipendenti (oltre il 43%) è tutto tranne che desiderosa di smettere di utilizzare app, come Spotify per esempio, che richiedono login e sessioni autenticate per rendere personalizzata l’esperienza di fruizione e irrinunciabili sembrerebbero anche le possibilità di archiviazione, sincronizzazione e backup rese possibili dagli account personali Google o iOS.

Non si tratta, insomma, solo di permettere a dipendenti e collaboratori di utilizzare i propri dispositivi durante le ore e per compiere task lavorative: il BYOD è, per certi versi, una metafora dell’approccio aziendale alla employee satisfaction e retention.

L’estremo opposto per esempio della scelta, pur compiuta ancora da molte realtà, di bloccare dai dispositivi aziendali e durante l’orario di lavoro l’accesso a social media , determinate categorie di siti, ecc., per evitare il rischio di distrazioni e calo della produttività dei dipendenti. I BYOD, allora, rappresenta una necessità anche da un altro punto di vista, se si tiene conto del fatto che per i nuovi giovanissimi lavoratori – del digitale e non solo – la possibilità di fare smart working è un fattore non trascurabile nella scelta del posto di lavoro: come si potrebbe lavorare da casa o in mobilità, del resto, senza essere autorizzati a utilizzare dispositivi diversi da quelli aziendali?

L’uso a lavoro dei dispositivi personali è sicuro?

Certo, non si possono ignorare i problemi legati alla sicurezza che un’azienda che decida di permettere ai suoi collaboratori di utilizzare i propri device deve prepararsi ad affrontare. Al contrario dei dispositivi aziendali, infatti, non è detto che i dispositivi personali siano sempre dotati di antivirus a firewall aggiornati, per esempio. Così come non sempre le reti (WiFi, locali, ecc.) a cui i lavoratori sono liberi di connettersi risultano sicure. Più che eventuali attacchi cyberinformatici, e come alcuni noti casi di cronaca hanno dimostrato, comunque quello che un’azienda ha da temere oggi sono soprattutto i data breach. Quello che i reparti o i responsabili ICT hanno priorità di fare, di conseguenza, è trovare un buon sistema di criptografia che eviti ulteriori problemi, per esempio, anche nel caso in cui un dispositivo personale venga rubato o perso.

È una parte, certo piccola, di quello che in gergo è chiamato MDM, mobile device management, e che rappresenta a oggi un mercato in costante crescita. Si tratta, a rischio di semplificare molto, della possibilità da remoto di eliminare dati sensibili o formattare il dispositivo vulnerabile e, più in generale, di vigilare sulla sicurezza dei device, anche privati, che si connettono a una rete aziendale o che trattano e conservano dati di proprietà aziendale. La buona notizia sembra essere che quasi otto aziende su dieci utilizzano già una piattaforma di MDM. Le cattive notizie hanno a che vedere, invece, con dati e trend del BYOD come quelli secondo cui il 35% degli impiegati salverebbe le password dei propri account professionali direttamente sul dispositivo che utilizza per lavorare, il 77% non avrebbe mai ricevuto delle indicazioni chiare su come comportarsi quando si utilizzano device personali per lavoro e poco più di un’azienda su due avrebbe fatto firmare ai propri dipendenti e collaboratori un’apposita policy. Tra i trend del BYOD, insomma, manca ancora una certa buona cultura in materia.

Dal COPE al WYOD: due alternative al portare a lavoro dispositivi personali e proprietari

Per questo la soluzione preferita da molte aziende è ancora una soluzione di mezzo, quella del COPE. L’acronimo è della formula Corporate-Owned, Personally Enabled e fa riferimento alla scelta di dotare i propri dipendenti di dispositivi aziendali, permettendo loro di utilizzarli anche per scopo personale. Per qualche candidato la possibilità di ricevere in dotazione device aziendali è ancora un fattore decisivo nella scelta e, secondo dei dati, oggi 7 aziende su 10 consentono l’utilizzo di telefoni, tablet e PC aziendali anche nel privato, mentre appena 3 aziende su 10 optano per un approprio COBO (da Corporate Owned, Business Only), e cioè permettono l’uso dispositivi aziendali esclusivamente per lavorare. Una soluzione come quella dei dispositivi di proprietà aziendale dati in uso ai dipendenti si potrebbe rivelare meno rischiosa quanto al fattore sicurezza almeno, dal momento che rimane in capo all’azienda l’obbligo di acquistarli, dotarli degli appositi sistemi di crittografia, antivirus, ecc., aggiornarli, monitorarli e via di questo passo. Se si incrociano però le reali esigenze della digitalizzazione e quelle di budget, è difficile pensare che una piccola e media impresa come quelle di cui è fatto in prevalenza il tessuto aziendale italiano potrebbero riuscire, per esempio, a dotare di wearable tutti i propri dipendenti. Non stupisce, così, che tra i trend del BYOD emerga con sempre più prepotenza, e nonostante le ulteriori complicazioni a esso associate, il WYOD, ovvero la possibilità di indossare i propri device e utilizzarli per obiettivi e task lavorativi (ancora una volta si tratta di un acronimo, da Wear Your Own Device).

Perché e come usare un approccio BYOD anche a scuola

Perché e come, infine, dal mondo del lavoro l’approccio BYOD è riuscito ad approdare anche a realtà diverse come l’istruzione? L’Agi, nel fornire uno stato dell’arte dell’applicazione del Piano Scuola Digitale, ha individuato una delle principali ragioni per cui la didattica digitale non può rinunciare a oggi ai device personali degli alunni: davanti a strutture scolastiche non ancora raggiunte da fibra ottica o da altre connessioni veloci o che non hanno fatto a tempo a dotarsi di aule e laboratori multimediali, sfruttare smartphone e tablet già in possesso degli studenti  può essere un buon punto di partenza per raggiungere gli obiettivi della digital transformation nella scuola.

Senza contare che, anche laddove non esistano ritardi e mancanze nell’adozione delle tecnologie più avanzate, permangono nella scuola e nell’istruzione alcuni dei vantaggi che il BYOD si è visto avere in contesto aziendale: maggiore familiarità dello studente con il dispositivo significa, per esempio, anche in questo caso maggiore produttività e minori ostacoli nell’apprendimento; per non dire di app su cui i giovanissimi passano spontaneamente buona parte del loro tempo connessi – che hanno feature che possono essere sfruttate efficacemente per imparare e per la didattica – e che, per questo, non hanno bisogno di essere scaricate e installate appositamente (si pensi, a solo titolo di esempio, ai gruppi Facebook). Questioni di sicurezza, che hanno a che vedere per lo più con la vulnerabilità di molte reti scolastiche, non vanno trascurate neanche in questo caso. Né si possono ignorare eventuali problemi di inclusione che l’adozione di tecnologie di proprietà dello studente per la didattica pone e che una scuola, soprattutto se pubblica, ha il dovere di risolvere.