Webtrends: come promuovere l’adozione dei sistemi SharePoint

I consigli di Webtrends per garantire che lo staff partecipi a una piattaforma che cambia le modalità di accesso e interazione con i contenuti aziendali

Webtrends: come promuovere l’adozione dei sistemi SharePoint

L’introduzione in azienda di un nuovo sistema incontra sempre un certo grado di resistenza; il modo di interpretare e reagire a qualunque cambiamento sul luogo di lavoro è basato sull’emotività del singolo, sui suoi processi cognitivi e su fattori sociali interni all’azienda.
Webtrends ha commissionato uno studio per analizzare le ragioni per le quali il personale mostra resistenza all’introduzione di un nuovo sistema, come SharePoint, e le strategie che possono essere adottate per garantirne il successo.

Questi sistemi interattivi introducono il concetto di condivisione dei contenuti, aumentandone la visibilità e l’accesso da parte del personale e rendendo l’interazione con questi contenuti visibile all’azienda tramite le web analytics.

Le seguenti strategie possono favorire l’adozione da parte dell’intera azienda:

●  La gestione del sistema impatta direttamente sull’esperienza dell’utente
Comprendere quali contenuti vadano dove, cosa possa o non possa essere pubblicato e chi possa pubblicare è essenziale per il successo del sistema. Il sistema e i suoi contenuti dovrebbero essere gestiti e controllati da un team dedicato per verificare che il sistema sia allineato con la visione dell’azienda.

●       L’allineamento con gli altri canali influisce sull’adozione da parte dell’utente
Il controllo e l’allineamento dei canali deve essere attentamente analizzato. Le persone daranno una priorità ai messaggi che sono proposti concentrando l’attenzione su quelli che riguardano il proprio mondo rispetto a quelli corporate.

●       Le strategie zero-option avvicinano lo staff al sistema
Una strategia zero-option non offre al personale alcun altro metodo alternativo per ricevere o accedere ai contenuti. Una di queste strategie potrebbe essere la pubblicazione della newsletter aziendale mensilmente su SharePoint, anziché l’invio per email. Ciò farà in modo che il personale si avvicini al nuovo sistema e le web analytics possono dire se le persone stanno vedendo i messaggi che devono vedere.

●       Dare il buon esempio
Per distribuire i contenuti, i responsabili senior devono far sì che lo staff utilizzi il nuovo sistema centralizzato. Questo è valido soprattutto nelle aziende con un’organizzazione gerarchica. Se il sistema incoraggia lo staff a partecipare ai forum di discussione, anche i responsabili senior devono fare la loro parte dimostrandosi aperti e attivi nelle conversazioni, così da fornire il buon esempio.

●       Comprendere l’audience
Lo staff viene motivato da cose diverse che derivano da fattori quali l’età, il background, gli obiettivi professionali.  Fare degli assunti sulle preferenze dell’audience è sbagliato; un sondaggio a campione su cosa lo staff pensa dell’introduzione di un nuovo sistema coinvolgerà immediatamente l’audience.

●       Aumentare la fiducia dello staff
I dipendenti hanno bisogno di una motivazione forte per convincersi che l’impiego del sistema porterà loro dei vantaggi. Un modo per gestire questa criticità è di prendere come esempio una criticità da tutti percepita, come  le “troppe email ricevute al giorno”, e dimostrare allo staff come  SharePoint migliorerà in modo significativo o addirittura eliminerà questo problema.

●       Comunicare con regolarità
Una volta che il cambiamento sarà effettivo, la diffusione regolare di comunicazioni sul nuovo sistema aiuterà a migliorarne l’accettazione. Tali messaggi potranno includere suggerimenti d’uso, aggiornamenti sulle nuove funzionalità, informazioni su nuovi vantaggi, quali la possibilità di partecipare a discussioni su temi di interesse.

●       Verifiche e risposta al coinvolgimento dello staff 
La partecipazione e i contributi dello staff devono essere premiati. Se i dipendenti postano sul forum o commentano altri post, l’azienda deve rispondere, o comunque partecipare in qualche modo, alla discussione. L’azienda deve inoltre verificare che vi sia un effettivo coinvolgimento dello staff, sia monitorando le discussioni sia utilizzando le web analytics. Le statistiche relative al sito aiutano a evidenziare il livello di attività e di visite.

●       La partecipazione dei dipendenti è fondamentale
Un responsabile che ha una buona relazione con i membri del suo staff può fare la differenza tra l’opposizione al cambiamento e l’entusiasmo nell’aderirvi. Leader e manager sono responsabili del coinvolgimento dei loro staff. Ciò contribuisce al rafforzamento dell’identità, degli ideali del lavoro di gruppo e del coinvolgimento sul posto di lavoro e, in ultima analisi, allo sviluppo e mantenimento di un senso di adesione ai principi dell’azienda.

In conlusione: la resistenza è fatta dagli individui e le loro opinioni sono alimentate o modificate in base all’identità sociale dell’azienda e dalla percezione dei propri leader.  Se altri all’interno dell’azienda non usano i sistemi interni o ne hanno un’opinione negativa, è probabile che le percezioni individuali seguano la stessa linea. Ciò significa che il coinvolgimento dello staff e l’azione dei leader sono aspetti essenziali dell’adozione del sistema da un punto di vista sociale; ma significa anche che l’azienda deve gestire efficacemente il sistema per rimuovere le barriere tecnologiche che contribuiscono a formare la resistenza.

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